ŚWIADCZENIE USŁUG IT DLA KONTRAHENTA Z USA A KSeF

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej świadczą usługi IT na rzecz zagranicznych kontrahentów, szczególnie firm ze Stanów Zjednoczonych. W praktyce pojawia się jednak wiele pytań dotyczących prawidłowego rozliczenia VAT, wystawienia faktury oraz oznaczeń stosowanych w KSeF. Czy faktura dla klienta z USA powinna zawierać VAT? Czy trzeba wykazywać ją w VAT-UE? Jakie oznaczenie zastosować w KSeF?

Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady.

Miejsce świadczenia usług decyduje o VAT

W przypadku usług świadczonych między przedsiębiorcami (B2B) zastosowanie ma ogólna zasada wynikająca z art. 28b ustawy o VAT. Zgodnie z nią miejscem opodatkowania usług jest kraj, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Jeżeli więc polski przedsiębiorca świadczy usługi IT — takie jak tworzenie oprogramowania, analiza systemów czy wsparcie techniczne — na rzecz firmy mającej siedzibę w USA, miejscem opodatkowania będą Stany Zjednoczone, a nie Polska.

W praktyce oznacza to, że:

• usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce,
• przedsiębiorca wystawia fakturę bez VAT,
• na fakturze warto wskazać podstawę prawną, np. „art. 28b ustawy o VAT” lub adnotację „odwrotne obciążenie”.

Czy kontrahent z USA musi mieć numer VAT UE?

Nie. Numer VAT UE dotyczy wyłącznie podmiotów zarejestrowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w Unii Europejskiej. W przypadku kontrahenta ze Stanów Zjednoczonych taki obowiązek nie istnieje.

Kluczowe jest natomiast to, aby zagraniczny kontrahent rzeczywiście prowadził działalność gospodarczą i posiadał status podatnika w rozumieniu przepisów VAT.

Czy usługi dla USA wykazuje się w VAT-UE?

Nie. Informacja podsumowująca VAT-UE obejmuje wyłącznie transakcje realizowane pomiędzy podatnikami z krajów Unii Europejskiej. Usługi świadczone na rzecz podmiotów spoza UE — np. z USA — nie podlegają temu obowiązkowi raportowemu.

To bardzo istotna różnica, ponieważ wpływa również na sposób oznaczenia transakcji w systemie KSeF.

Jakie oznaczenie zastosować w KSeF?

W przypadku usług IT świadczonych dla kontrahenta z USA właściwym oznaczeniem jest NP1. Oznaczenie to stosuje się do czynności:

• niepodlegających opodatkowaniu VAT w Polsce,
• niewykazywanych w informacji VAT-UE.

NP1 a NP2 – najważniejsza różnica

W praktyce przedsiębiorcy często mylą oznaczenia NP1 i NP2. Tymczasem różnica jest istotna:

• NP1 — dotyczy usług dla kontrahentów spoza UE, np. USA,
• NP2 — stosuje się przy usługach dla podatników z innych państw UE, które trzeba wykazać w VAT-UE.

Prawidłowe oznaczenie ma znaczenie nie tylko techniczne, ale również podatkowe i raportowe. Dzięki temu dane przekazywane w KSeF są spójne z ewidencją JPK_V7 i nie budzą wątpliwości organów skarbowych.

Podsumowanie

Jeżeli świadczysz usługi IT dla kontrahenta z USA:

• wystawiasz fakturę bez VAT,
• stosujesz art. 28b ustawy o VAT,
• nie wykazujesz transakcji w VAT-UE,
• w KSeF oznaczasz fakturę symbolem NP1.

To obecnie prawidłowy sposób rozliczania tego typu usług zgodnie z polskimi przepisami VAT i zasadami raportowania w KSeF.

a co to jest za symbol NP1 gdzie sie go wpisuje?

Symbol NP1 to oznaczenie rodzaju sprzedaży w strukturze faktury KSeF. Oznacza ono:

„czynność niepodlegająca opodatkowaniu VAT w Polsce, nieraportowana w VAT-UE”

Najczęściej używa się go właśnie przy usługach świadczonych dla kontrahentów spoza UE, np. z USA.

Gdzie wpisuje się NP1?

Nie wpisuje się tego ręcznie „na fakturze” jako tekstu dla klienta.
NP1 jest technicznym oznaczeniem przekazywanym do KSeF w polu stawki VAT w pliku XML faktury.

W praktyce wygląda to tak:

w programie do faktur wybierasz stawkę typu:

1. „NP”,
2. „nie podlega”,
3. „export usług poza UE”,

a system podczas wysyłki do KSeF mapuje to automatycznie na NP1.

Przykład

Jeśli wystawiasz fakturę:

• dla firmy z USA,
• za usługi IT,
• zgodnie z art. 28b ustawy o VAT,
• bez polskiego VAT,

to w systemie księgowym zwykle wybierzesz:

• stawkę: „NP”
  lub
• „usługi poza terytorium kraju”.

A KSeF zapisze to jako:

• NP1.

NP1 a NP2 — szybka różnica

Czy trzeba pisać „NP1” na PDF faktury?

Nie ma takiego obowiązku.
Dla kontrahenta zwykle wystarczy adnotacja typu:

• „odwrotne obciążenie”
  lub
• „art. 28b ustawy o VAT”.

NP1 to głównie oznaczenie techniczne używane przez KSeF i systemy księgowe.