KSeF A WIZUALIZACJA FAKTURY -CO WYNIKA Z INTERPRETACJI DYREKTA KIS ?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC) potwierdził stanowisko Ministerstwa Finansów dotyczące zasad przekazywania wizualizacji faktur wystawianych w KSeF. Najważniejszy wniosek jest jednoznaczny – co do zasady przed nadaniem fakturze numeru KSeF nie można przekazać jej wizualizacji nabywcy będącemu podatnikiem VAT.

Interpretacja została wydana na wniosek spółki prowadzącej działalność hotelarską, która chciała ustalić, czy może przekazywać klientom wizualizację faktury w momencie wymeldowania, zanim dokument zostanie przesłany do KSeF. Organ odniósł się do możliwości wydawania wizualizacji zarówno w trybie online, jak i offline oraz w zależności od statusu nabywcy.

Faktury wystawione w trybie online

Jeżeli faktura otrzymała już numer KSeF, jej wizualizacja może zostać przekazana każdemu nabywcy, pod warunkiem umieszczenia na niej kodu QR zawierającego numer KSeF.

Jeżeli numer KSeF nie został jeszcze nadany, sprzedawca nie może przekazać wizualizacji faktury. W takiej sytuacji dopuszczalne jest wyłącznie wydanie potwierdzenia transakcji, zawierającego dane stron, numer faktury nadany przez sprzedawcę, kwotę należności oraz dwa kody QR umożliwiające weryfikację faktury i wystawcy.

Faktury wystawione w trybie offline

Zasady są bardziej zróżnicowane i zależą od statusu nabywcy.

Jeżeli faktura otrzymała już numer KSeF, jej wizualizacja może zostać przekazana w postaci wydruku lub pliku PDF z kodem QR zawierającym numer KSeF.

Jeżeli numer KSeF nie został jeszcze nadany:

• przedsiębiorca zagraniczny lub konsument może otrzymać wizualizację faktury poza KSeF, pod warunkiem opatrzenia jej dwoma kodami QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”),
• krajowy podatnik VAT nie może otrzymać wizualizacji. Do czasu przesłania faktury do KSeF sprzedawca może przekazać wyłącznie potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR.

Najważniejsze wnioski

Interpretacja Dyrektora KIS potwierdza, że przed nadaniem numeru KSeF należy wyraźnie odróżniać wizualizację faktury od potwierdzenia transakcji. W relacjach z krajowymi podatnikami VAT przed przesłaniem faktury do KSeF jedynym dokumentem, który może zostać przekazany nabywcy, jest potwierdzenie transakcji. Wyjątek dotyczy faktur wystawianych w trybie offline dla przedsiębiorców zagranicznych oraz konsumentów, którym można przekazać wizualizację faktury opatrzoną odpowiednimi kodami QR.

Interpretacja ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ wymaga odpowiedniego dostosowania procesów sprzedażowych oraz systemów informatycznych. Przedsiębiorcy powinni już na etapie wystawiania faktury uwzględniać status nabywcy, od którego zależy sposób przekazania dokumentu.

Źródło grafik: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/potwierdzenie-transakcji/