KSeF KOŃCZY Z FAKTURAMI „Z DATĄ WSTECZ”

Od momentu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy muszą zmienić sposób myślenia o terminach wystawiania dokumentów. Jedna z największych zmian dotyczy praktyki wystawiania faktur „wstecz” — czyli z datą wcześniejszą niż rzeczywisty moment ich wygenerowania i wysłania.

W systemie KSeF taka możliwość znika. A konsekwencje spóźnienia mogą być kosztowne.

Data wpisana na fakturze przestaje mieć znaczenie

Przez lata standardem było wystawianie faktur kilka dni po zakończeniu miesiąca, ale z datą ostatniego dnia poprzedniego okresu rozliczeniowego. Przykładowo: przedsiębiorca wystawiał dokument 4 maja, wpisując na nim datę 30 kwietnia.

W KSeF to już nie zadziała.

System uznaje za datę wystawienia moment skutecznego przesłania dokumentu do KSeF i nadania mu numeru systemowego. Oznacza to, że nawet jeśli na fakturze pojawi się data „30 kwietnia”, ale dokument trafi do systemu dopiero 4 maja, formalnie będzie to faktura majowa.

Dla wielu firm to duża zmiana organizacyjna, szczególnie tam, gdzie proces fakturowania nadal odbywa się częściowo ręcznie lub na ostatnią chwilę.

Spóźnienie może przesunąć odliczenie VAT

Zmiana ma bardzo praktyczne konsekwencje podatkowe.

Nabywca może odliczyć VAT dopiero w okresie, w którym faktura pojawi się w KSeF. Jeśli więc dokument za kwiecień zostanie przesłany do systemu dopiero 1 maja, odbiorca odliczy VAT dopiero przy rozliczeniu maja.

W praktyce oznacza to zamrożenie środków na kolejny miesiąc.

Przy dużych kwotach różnica staje się bardzo odczuwalna. Faktura na 100 tys. zł netto oznacza 23 tys. zł VAT, które firma musi tymczasowo „sfinansować” z własnych środków.

Dla przedsiębiorstw operujących na dużych wolumenach lub niskich marżach takie przesunięcia mogą realnie wpływać na płynność finansową.

KSeF wymusza większą dyscyplinę

Nowe zasady oznaczają konieczność uporządkowania procesów księgowych i wcześniejszego przygotowywania dokumentów.

Eksperci rekomendują, aby:

• nie wystawiać faktur dopiero ostatniego dnia miesiąca,
• przyspieszyć proces fakturowania np. do 25. dnia miesiąca,
• korzystać z automatycznych faktur cyklicznych,
• zautomatyzować wysyłkę dokumentów do KSeF.

To szczególnie ważne w przypadku firm, które regularnie wystawiają powtarzalne faktury abonamentowe lub rozliczeniowe.

Problemy mogą dotknąć także kontrahentów

Opóźnienia w dostarczaniu dokumentów do KSeF wpływają nie tylko na wystawcę, ale również na odbiorcę faktury.

Brak dokumentu w systemie do końca miesiąca może oznaczać:

• niższe koszty podatkowe w danym okresie,
• wyższy podatek do zapłaty,
• przesunięcie rozliczeń na kolejny miesiąc,
• zaburzenie planowania budżetu i cash flow.

W skrajnych przypadkach może to prowadzić do napięć między kontrahentami, zwłaszcza jeśli jedna ze stron oczekuje terminowego ujęcia kosztów lub odliczenia VAT.

Czy można wystawić fakturę offline?

Tak — przepisy przewidują tzw. tryb offline24.

To rozwiązanie przeznaczone na sytuacje awaryjne, np.:

• brak internetu,
• awarię systemu księgowego,
• problemy techniczne po stronie przedsiębiorcy.

W takim przypadku można wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu później. Należy jednak pamiętać, że jest to rozwiązanie wyjątkowe, a nie sposób na omijanie terminów.

KSeF zmienia nawyki przedsiębiorców

Cyfryzacja faktur to nie tylko zmiana technologiczna, ale również organizacyjna. Firmy, które dotąd działały elastycznie w zakresie dat wystawiania dokumentów, będą musiały dostosować procesy do nowych realiów.

W praktyce wygrywać będą przedsiębiorstwa:

• zautomatyzowane,
• działające w czasie rzeczywistym,
• posiadające uporządkowany obieg dokumentów.

KSeF eliminuje możliwość „ręcznego sterowania” datami. A to oznacza, że terminowość staje się kluczowym elementem bezpieczeństwa podatkowego i płynności finansowej firmy.

Do kiedy można wystawić fakturę za poprzedni miesiąc?

Wielu przedsiębiorców nadal zastanawia się, czy fakturę za usługi wykonane np. w kwietniu można legalnie wystawić jeszcze w maju. Odpowiedź brzmi: tak — ale tylko do określonego terminu.

Zgodnie z ustawą o VAT standardową fakturę należy wystawić:

• najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub sprzedaży towaru.

Oznacza to, że:

• usługa wykonana w kwietniu,
• może zostać zafakturowana maksymalnie do 15 maja.

W praktyce przedsiębiorca nadal działa zgodnie z przepisami, nawet jeśli wystawi dokument kilka dni po zakończeniu miesiąca. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy faktura trafia do KSeF dopiero po rozpoczęciu nowego okresu rozliczeniowego.

W takiej sytuacji kontrahent może stracić możliwość odliczenia VAT w poprzednim miesiącu i rozliczy dokument dopiero w kolejnym okresie.

Co jeśli faktura zostanie wystawiona po 15. dniu miesiąca?

Znacznie poważniejsze konsekwencje pojawiają się wtedy, gdy przedsiębiorca przekroczy ustawowy termin wystawienia faktury.

Jeśli dokument za kwiecień zostanie wystawiony dopiero po 15 maja, urząd skarbowy może uznać to za naruszenie obowiązków wynikających z ustawy o VAT.

W praktyce może to oznaczać:

• ryzyko kontroli podatkowej,
• konieczność składania wyjaśnień,
• problemy podczas rozliczeń,
• a w skrajnych przypadkach również sankcje finansowe.

Wraz z pełnym wdrożeniem KSeF administracja skarbowa otrzyma dostęp do danych o wystawieniu faktur praktycznie w czasie rzeczywistym. To oznacza, że opóźnienia będą znacznie łatwiejsze do wykrycia niż w tradycyjnym obiegu dokumentów.

Przepisy przewidują możliwość nakładania kar m.in. za:

• niewystawienie faktury w terminie,
• wystawienie dokumentu poza KSeF,
• lub nieprawidłowe przesłanie dokumentu do systemu.

Sankcje mogą wynosić nawet:

• do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze,
• lub do 18,7% wartości brutto dokumentu w przypadku faktur bez VAT.

Dodatkowo przedsiębiorca może ponosić odpowiedzialność na podstawie Kodeksu karnego skarbowego, szczególnie jeśli opóźnienia są powtarzalne lub urząd uzna je za działanie nierzetelne.