KOREKTA FAKTURY PAPIEROWEJ PO WEJŚĆIU KSeF -jak oznaczyć dokument pierwotny?
23.05.2026
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) rodzi wiele praktycznych pytań dotyczących rozliczeń przejściowych. Jednym z nich jest sposób wystawienia faktury korygującej w sytuacji, gdy faktura pierwotna została wystawiona jeszcze poza systemem, np. w formie papierowej.
Problem ten stał się przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG z 20 maja 2026 r.
Stan faktyczny
Wnioskodawcą był podatnik VAT wykonujący działalność zbliżoną do wolnego zawodu, pełniący m.in. funkcję biegłego sądowego. W lutym 2026 r. wystawił fakturę papierową dokumentującą świadczone usługi. Następnie sąd zmienił wysokość przyznanego wynagrodzenia, co wymagało wystawienia faktury korygującej już w okresie obowiązkowego stosowania KSeF.
Pojawiła się więc wątpliwość: jak uzupełnić pole dotyczące numeru identyfikującego fakturę pierwotną w KSeF, skoro dokument pierwotny został wystawiony poza systemem i nie posiada numeru KSeF?
Stanowisko podatnika
Podatnik uważał, że w polu przeznaczonym na numer KSeF powinien wpisać własny numer faktury papierowej. Argumentował, że pozostawienie pola pustego mogłoby zostać uznane za błąd formalny, natomiast wpisanie przypadkowego ciągu znaków byłoby niedopuszczalne.
Co stwierdził Dyrektor KIS?
Dyrektor KIS uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Organ wskazał, że przepisy ustawy o VAT przewidują wyjątek od obowiązku podawania numeru KSeF dla faktur pierwotnych, które nigdy nie zostały wystawione w systemie.
Kluczowe znaczenie ma tutaj art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną, z wyjątkiem faktur, którym taki numer nie został nadany.
Jak prawidłowo oznaczyć korektę?
Dyrektor KIS wyjaśnił, że w strukturze logicznej FA(3) przewidziano specjalne rozwiązanie dla korekt dokumentów wystawionych poza KSeF. W tym celu stosuje się pole techniczne NrKSeFN.
W przypadku korekty faktury papierowej należy:
- pozostawić pole numeru KSeF faktury pierwotnej niewypełnione,
- w polu NrKSeFN wpisać wartość „1”.
Takie oznaczenie informuje system, że dokument pierwotny został wystawiony poza KSeF i nie posiada numeru identyfikacyjnego w systemie.
Wnioski praktyczne
Interpretacja potwierdza, że przedsiębiorcy wystawiający korekty do „starych” faktur papierowych nie powinni sztucznie uzupełniać numeru KSeF własnym numerem dokumentu ani losowym ciągiem znaków.
W praktyce oznacza to, że:
- brak numeru KSeF dla faktury pierwotnej nie powoduje wadliwości korekty,
- system przewiduje odrębny mechanizm oznaczania takich dokumentów,
- kluczowe jest prawidłowe użycie znacznika NrKSeFN = 1.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG z 20.05.2026 r. stanowi ważną wskazówkę dla podatników przygotowujących się do funkcjonowania w obowiązkowym KSeF i rozliczających dokumenty wystawione jeszcze przed pełnym wdrożeniem systemu.
