Od 01 września 2023 roku ustawą o VAT zostały zmienione przepisy dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych.

Bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług art. 106b, ust. 1a, wynika kiedy można zrezygnować z wystawiania faktur zaliczkowych i jakie dane musi zawierać faktura końcowa, gdy nie została wystawiona faktura zaliczkowa Podatnik może wystawić tylko jedną fakturę – końcową,  gdy w tym samym miesiącu zostanie wpłacona zaliczka i będzie miała miejsce transakcja (dostawa towarów lub wykonanie usługi).

Faktura taka będzie musiała zawierać datę otrzymania zapłaty, dotyczy to jednak sytuacji, gdy taka data jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury.

Kiedy występuje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej ?

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów i świadczenia usług. Taki obowiązek nie powstaje jedynie w sytuacji, gdy zaliczka została wpłacona na poczet:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług najmu czy stałej obsługi prawnej i biurowej),
• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ww. ustawy, tj. w momencie zaakceptowania płatności (dot. przypadku gdy podatnik ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

Stan prawny do końca sierpnia 2023 r.

Do 31 sierpnia 2023 r.,  mimo że przepisy ustawy o VAT nie przewidywały możliwości rezygnacji z wystawiania faktur zaliczkowych, organy pozwalały aby w przypadku, kiedy faktyczna dostawa towaru lub wykonanie usługi były realizowane w tym samym okresie rozliczeniowym co wpłata zaliczki, nie wystawiać faktury zaliczkowej.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 maja 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM) wskazywano, że sprzedawca:

(…) może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury zawierającej elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy o VAT, w której uwzględni całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki lub zaliczek).

Reasumując, sprzedawca, który w tym samym miesiącu otrzyma zaliczkę i dokona dostawy albo wykona usługę, może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i wystawić wyłącznie fakturę końcową.

Należy jednak pamiętać, że przepis ten nie będzie miał zastosowania w przypadkach, dla których określone są szczególne terminy wystawienia faktury, a dotyczy przypadków otrzymania zaliczki w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą, jeśli termin wystawienia faktury jest określany na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy).