Decyzja o zatrudnieniu członka rodziny – osoby współpracującej w jednoosobowej działalności gospodarczej to krok wymagający przemyślenia. Wybór między umową o pracę a umową zlecenie powinien opierać się nie tylko na oczekiwaniach biznesowych, ale również na analizie kosztów związanych z dodatkowymi obciążeniami wobec ZUS i Urzędu Skarbowego. Pamiętając o konieczności stosowania rynkowych stawek wynagrodzenia oraz transparentnej dokumentacji, przedsiębiorca może wykorzystać bliskie relacje do wzmocnienia swojej firmy bez ryzyka problemów formalnych.

Głównie różnice w zatrudnieniu osoby współpracującej a zwykłego pracownika dotyczą składek ZUS gdyż opodatkowanie wynagrodzenie jest na takich samych zasadach co w pozostałych przypadkach.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą jest uważany:

• małżonek
• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka lub dzieci przysposobione
• rodzice, macocha i ojczym

i co ważne jeżeli prowadzi z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe i współpracuje przy prowadzeniu działalności.

Za osoby współpracujące nie uznaje się rodzeństwa przedsiębiorcy.

Nie ma znaczenia czy członek rodziny współpracuje z przedsiębiorcą na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o dzieło czy też pomaga nieodpłatnie, zgodnie z przepisami ZUS jest uważany za  osobę współpracującą.

Zasady opłacania składek osób współpracujących w zależności od formy zatrudnienia:

na umowie o pracę – składki ZUS opłaca się jak za przedsiębiorcę (pełny ZUS, nawet jeżeli wynagrodzenie jest wyższe niż podstawa ubezpieczenia dla przedsiębiorcy,

na umowie zlecenie – składki ZUS opłaca się jak za przy umowach zlecenie z innymi zleceniobiorcami i zależą od wysokości wynagrodzenia,

na umowie o dzieło – co do zasady od takiej umowy opłaca się składki jak za przedsiębiorcę,

nieodpłatnie – składki ZUS opłaca się jak za przedsiębiorcę.

Najlepiej będzie to zobrazować na przykładach, przy zatrudnieniu na umowę o pracę i umowę zlecenie, przy takiej samej kwocie wynagrodzenia.

Przykład 1:

Zatrudniamy małżonka na umowę o pracę  na ½  etatu z wynagrodzeniem 3000,- zł brutto ( w 2025 roku minimalna kwota wynagrodzenia to 4666,- zł brutto)  i mamy obowiązek opłacać składki społeczne ZUS tak jak za przedsiębiorcę czyli w 2025 roku składki obliczamy od podstawy wynoszącej 5203,80 zł.

Obowiązkowe składki społeczne należne:

Emerytalna  19,52%  x  5 203,80 zł =  1 015,78 zł,

Rentowa   8%  x  5 203,80zł  =  416,30 zł,

Wypadkowa  1,67%  x  5 203,80 zł  = 86,90 zł

Oprócz powyższych składek przedsiębiorca ma obowiązek opłacać  za osobę współpracującą składki na :

Fundusz Pracy  2,45%   x  5 203,80 zł  =  127,49 zł

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych  0,1%  x  5 203,80 zł  =  5,20 zł

Oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne  9%  x  6 411,89 zł  =  577,07 zł

Przy czym podstawa do składki zdrowotnej różni się od podstawy do składki społecznej i odpowiada w myśl ustawy zdrowotnej kwocie 75% przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS, czyli na 2025 rok jest to kwota 6 411,89 zł.

Tak jak w przypadku przedsiębiorcy istnieje możliwość zgłoszenia małżonka do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego gdzie składka wynosi:

Chorobowe  2,45% x 5203,80 zł  =  127,49 zł

Biorąc pod uwagę powyższe wyliczenia, w przypadku zatrudnienia małżonka na podstawie umowy o pracę przedsiębiorca będzie musiał opłacić za niego miesięczne składki ZUS w wysokości  2 228,74 zł a w przypadku objęciem dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym będzie to kwota  2 356,23 zł

Przykład 2:

W tym przypadku zatrudniamy małżonka na umowę zlecenie z takim samym wynagrodzeniem jak na umowę o pracę 3000,- zł brutto. W ramach umowy zlecenia składki ZUS naliczane są od kwoty wynagrodzenia tak jak w przypadku każdego pracownika. Opłacane składki ZUS będą wynosić:

Emerytalna  9,76%  x  3 000,- zł  =  292,80 zł

Rentowa  6,50%  x  3 000,- zł  =  195,00 zł

Wypadkowa  1,67%  x  3 000,- zł  =  50,10 zł

Na FGŚP  0,1%  x  3 000,- zł  =  3,00zł

Ponieważ wynagrodzenie na umowę zlecenie jest poniżej kwoty minimalnego wynagrodzenia ( w 2025 roku jest to 4666,- zł) przedsiębiorca nie musi opłacać składki na Fundusz Pracy od takiej umowy zlecenie.

Ponieważ pracodawca nalicza tylko część składek ZUS, pozostała część składek społecznych, składka zdrowotna oraz w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, składka chorobowa jest potrącana z wynagrodzenia małżonka.

Sumując wszystkie składki finansowane przez przedsiębiorcę z umowy zlecenia zawartej z małżonkiem otrzymujemy kwotę  540,90 zł.

Jak wynika z powyższych obliczeń koszty zatrudnienia osoby współpracującej na etat jest znacznie wyższy od kosztów zatrudnienia na umowę zlecenie, jednak umowa o pracę jest rozwiązaniem dającym pracownikowi pełne prawa pracownicze, tj. prawo do urlopu, ochronę wynikającą z Kodeksu Pracy oraz pełne zabezpieczenie socjalne.