ZAPŁATA NA KONTO OSOBISTE KONTRAHENTA -CZY STRACISZ KOSZT?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 lipca 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.329.2025.2.MF) potwierdził, że płatność na rachunek osobisty (ROR) kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT może prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych, nawet jeśli kontrahent wykonuje usługi zwolnione z VAT (np. usługi medyczne).

Opis sytuacji:

Wnioskodawca – spółka prowadząca przychodnię – zatrudnia lekarzy w ramach umów B2B.
Jeden z lekarzy:

• jest czynnym podatnikiem VAT,
• wykonuje usługi zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT),
• nie posiada rachunku firmowego, a jedynie konto osobiste (ROR),
• jego rachunek nie znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT.

Spółka otrzymywała od lekarza faktury ze stawką „ZW” i dokonywała płatności na wskazany rachunek osobisty. Każdorazowo weryfikowała status lekarza w rejestrze VAT.

Pytanie do KIS

Czy spółka, dokonując płatności za faktury powyżej 15 000 zł na rachunek osobisty lekarza (spoza białej listy), powinna złożyć zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego, aby uniknąć negatywnych konsekwencji w podatku CIT?

Spółka uznała, że skoro kontrahent wykonuje wyłącznie czynności zwolnione z VAT, nie ma obowiązku składania takiego zawiadomienia.

Stanowisko organu – nieprawidłowe

Dyrektor KIS nie zgodził się z tym stanowiskiem.
W interpretacji wskazał jednoznacznie, że:

Jeśli kontrahent jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, to płatność na rachunek nieznajdujący się na białej liście – nawet w przypadku usług zwolnionych z VAT – podlega zasadom określonym w art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.

Co to oznacza w praktyce?

Jeżeli przedsiębiorca dokonuje płatności na rachunek, który nie figuruje w Wykazie podatników VAT, a kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym, to:

1. Nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu (lub musi zwiększyć przychody),
2. Może zostać pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej w VAT,
3. Aby uniknąć negatywnych skutków, powinien w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu złożyć zawiadomienie ZAW-NR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Termin i forma zgłoszenia

Zawiadomienie ZAW-NR należy złożyć:

• do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury,
• w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu,
• w formie pisemnej lub elektronicznej (np. przez ePUAP).

Kluczowy wniosek z interpretacji

Nawet jeśli kontrahent wykonuje usługi zwolnione z VAT, ale pozostaje zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, to:

🔸 Płatność na rachunek osobisty spoza białej listy wymaga złożenia zawiadomienia ZAW-NR,
🔸 Brak zgłoszenia skutkuje utratą prawa do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

1. Weryfikować kontrahentów – czy są czynnymi podatnikami VAT.
2. Sprawdzać rachunek bankowy – czy widnieje na białej liście VAT.
3. Złożyć zawiadomienie ZAW-NR w przypadku płatności na rachunek spoza wykazu.
4. Pamiętać o limicie 15 000 zł – dotyczy łącznej wartości transakcji, niezależnie od liczby przelewów.

Podsumowanie

🔸 Płatność na rachunek osobisty kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT – nawet jeśli świadczy usługi zwolnione z VAT – wymaga złożenia zawiadomienia ZAW-NR.
🔸 Brak zgłoszenia oznacza, że wydatek nie może być kosztem podatkowym.
🔸 Przedsiębiorcy powinni każdorazowo weryfikować kontrahenta i jego rachunek w białej liście.