Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z formalnościami takimi jak: zakończenie współpracy z kontrahentami, czy wypowiedzenie umowy pracownikom. Oprócz wymienionych obowiązków istnieje kilka czynności, które należy wykonać na gruncie podatkowym.

Podstawowym obowiązkiem podatnika jest złożenie wniosku CEiDG – „Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej”, w terminie 7 dni od daty zaprzestania działalności. Można to zrobić w następujący sposób:

1. online, poprzez stronę Biznes.gov.pl
2. w urzędzie miasta lub gminy
3. wysłać wniosek pocztą

Informacja o wykreśleniu firmy zostaje automatycznie przesłana do Urzędu Skarbowego.

Wyrejestrowanie z ZUS

Dodatkowo podatnik ma również możliwość wykreślenia z ZUS wraz ze złożonym wnioskiem. Podczas składania wniosku należy dołączyć druk ZUS ZWUA, a wiec druk, który wyrejestrowuje przedsiębiorcę oraz pracowników i ZUS ZCNA, który dotyczy wyrejestrowania członków rodziny.

Obowiązki na gruncie podatku dochodowego- PIT

W przypadku podatku PIT niezbędne jest sporządzenie dwóch dokumentów:

• remanentu likwidacyjnego ( nie dotyczy Ryczałtowców)
• wykazu majątku ( jeżeli posiadaliśmy majątek)

Remanent likwidacyjny jest ostatnim wpisem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jego wysokość pozwala obliczyć prawidłowo wysokość podatku dochodowego. Remanent likwidacyjny musi ujmować pozostające na dzień zakończenia działalności gospodarczej: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Dokument ten powinien również zawierać informacje o towarach należących do przedsiębiorcy, które w dniu zakończenia działalności znajdują się poza siedzibą firmy. Remanent likwidacyjny trzeba sporządzić nawet wtedy, gdy wynosi 0. Obowiązek wypełniania tego dokumentu nie dotyczy podatników, którzy w ostatnim roku działalności rozliczali się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz nie wysyła się go do Urzędu Skarbowego.

Drugim dokumentem jest wykaz składników majątku firmy, w którym zawarte są środki trwałe oraz wyposażenie, które na dzień likwidacji pozostają w działalności. Składniki majątku ujęte w wykazie nie są uwzględniane przy ustaleniu dochodu na dzień zamknięcia działalności, czyli w na ten moment nie podlegają opodatkowaniu. Dopiero ich sprzedaż w ciągu 6 lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym zaprzestano prowadzić działalność gospodarczą), po zamknięciu firmy powoduje, że uzyskany przychód trzeba opodatkować. Wykazu składników majątku i spisu nie trzeba przekazywać do Urzędu Skarbowego ani zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu, jednak należy przechowywać wraz z dokumentacją przedsiębiorstwa.

Obowiązki na gruncie VAT

Bycie czynnym podatnikiem VAT wiąże się z kolejnym obowiązkami. W celu wyrejestrowania z VAT należy złożyć formularz VAT-Z w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych, a więc likwidacji działalności.

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek sporządzenia jeszcze jednego dokumentu – spisu z natury do celów VAT. Należy wykazać wszystkie składniki majątku (w tym towary, wyposażenie, środki trwałe i pozostałe składniki majątku) od których został odliczony podatek VAT, a występują one nadal w firmie. Należy w nim wykazać wyposażenie, przy zakupie których przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT i które na dzień likwidacji działalności pozostają w firmie, czyli to, co zostanie ujęte w wykazie składników majątku. Majątek należy wykazać w ustalonych cenach rynkowych na dzień likwidacji działalności i doliczyć podatek VAT. Informację o sporządzonym spisie oraz kwocie należnego podatku dołącza się deklaracji JPK_V7, którą składa się za okres w którym nastąpiła likwidacja działalności.

Kasa fiskalna

Podatnicy, korzystający z kasy fiskalnej elektronicznej lub papierowej muszą pamiętać o zakończeniu jej pracy. W tym celu należy wykonać raport dobowy oraz raport fiskalnego okresu, złożyć w ciągu 5 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego protokół z odczytem pamięci fiskalnej i raportem fiskalnym oraz złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

Jeśli dokonanie likwidacji następuje w okresie 3 lat od zakupu kasy fiskalnej, a podatki korzystał wcześniej z ulgi na jej zakup, należy pamiętać, że ulgę te należy zwrócić.

Przechowywanie dokumentacji

Niezbędnym jest przechowywanie dokumentów dotyczących działalności 5 lat po jej zakończeniu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Istnieje jednak kilka wyjątków, a mianowicie listy płac oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS należy przechowywać przez 10 lat.

Roczne rozliczenie PIT i ZUS

W przypadku zakończenia działalności gospodarczej nie można zapomnieć o dwóch ważnych aspektach, a mianowicie deklaracji rocznej PIT oraz rozliczenia rocznego składki zdrowotnej. Dotyczą one tylko tej części roku w której działalność była prowadzona.