SAMOFAKTUROWANIE I KSeF -ZASADY DOKUMENTOWANIA TRANSAKCJI OD 1 LUTEGO 2026

Samofakturowanie jest szczególną procedurą dokumentowania sprzedaży, dopuszczalną wyłącznie na warunkach określonych w art. 106d ustawy o VAT. Przepis ten wprost stanowi, że faktury mogą być wystawiane przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy wyłącznie wtedy, gdy przed wystawieniem faktur została zawarta odpowiednia umowa.

Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, samofakturowanie jest dopuszczalne wyłącznie, jeżeli:

1. pomiędzy sprzedawcą a nabywcą została zawarta umowa o samofakturowanie przed wystawieniem faktur,
2. umowa ta określa zasady wystawiania faktur oraz procedurę ich zatwierdzania przez sprzedawcę.

Powyższe warunki mają charakter bezwzględny. Brak umowy o samofakturowanie oznacza, że dokumenty wystawiane przez kontrahenta nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy o VAT i nie mogą stanowić podstawy do prawidłowego rozliczenia podatku.

Częste błędy i nieporozumienia – „self billing” a samofakturowanie

W praktyce gospodarczej bardzo często dochodzi do błędnego utożsamiania pojęcia „self billing” z samofakturowaniem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Wielu podatników przyjmuje, że samo użycie przez kontrahenta określenia „self billing” oznacza zastosowanie procedury przewidzianej w art. 106d ustawy o VAT.

W rzeczywistości w zdecydowanej większości przypadków określenie „self billing” używane przez kontrahenta ma charakter wyłącznie biznesowy lub techniczny (np. funkcjonuje w systemach księgowych, platformach zakupowych lub procedurach wewnętrznych) i nie oznacza samofakturowania w rozumieniu ustawy o VAT.

Nie mamy do czynienia z samofakturowaniem w rozumieniu art. 106d ustawy o VAT w szczególności wtedy, gdy:

• nie została zawarta formalna umowa o samofakturowanie,
• nabywca nie wystawia faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy,
• brak jest procedury zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.

W takich przypadkach użycie terminu „self billing” nie wywołuje żadnych skutków podatkowych, a dokumenty wystawiane przez kontrahenta nie są fakturami VAT w rozumieniu przepisów.

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

Z dniem 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten obejmie zdecydowaną większość podatników VAT i stanowi jedną z największych zmian w zakresie dokumentowania transakcji.

Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątki od obowiązku stosowania KSeF w przypadkach, w których wystawienie faktury ustrukturyzowanej byłoby nieproporcjonalnym obciążeniem administracyjnym albo technicznie niemożliwe.

Wyłączenia z obowiązku KSeF – rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1740) określa katalog czynności, które nie podlegają obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Celem rozporządzenia jest zachowanie ciągłości procesów sprzedażowych oraz uniknięcie zakłóceń w obszarach, w których dokumentowanie transakcji odbywa się w sposób uproszczony lub masowy.

Rozporządzenie wskazuje pięć głównych kategorii czynności wyłączonych z obowiązku KSeF:

1. Usługi przejazdu autostradami płatnymi
   Dokumentowane paragonami z NIP uznanymi za faktury.
2. Usługi przewozu osób
   Dokumentowane biletami jednorazowymi uznanymi za faktury (kolej, autobusy, promy, statki, samoloty, śmigłowce). Wyłączenie nie dotyczy biletów okresowych.
3. Usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego
   Opłaty trasowe pobierane przez EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, dokumentowane fakturami miesięcznymi.
4. Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT
   W tym m.in. usługi kredytowe, pożyczkowe, ubezpieczeniowe, reasekuracyjne oraz transakcje walutowe, dokumentowane fakturami o uproszczonym zakresie danych.
5. Samofakturowanie z udziałem podmiotów zagranicznych bez polskiego NIP
   W sytuacjach, w których wystawienie faktury w KSeF jest technicznie niemożliwe z uwagi na brak polskiego numeru identyfikacji podatkowej.

Dobrowolne korzystanie z KSeF

Rozporządzenie przewiduje również możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, mimo braku ustawowego obowiązku. Dotyczy to m.in. samofakturowania w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), gdy nabywca posługuje się numerem VAT UE.

Po nadaniu odpowiednich uprawnień w KSeF nabywca z innego państwa członkowskiego może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w imieniu polskiego podatnika. Rozwiązanie to ma charakter fakultatywny i wymaga spełnienia określonych warunków technicznych.

Podsumowanie

Samofakturowanie jest dopuszczalne wyłącznie po spełnieniu warunków określonych w art. 106d ustawy o VAT, a samo użycie określenia „self billing” przez kontrahenta nie oznacza automatycznie zastosowania tej procedury. Od 1 lutego 2026 r. zasadą będzie wystawianie faktur w KSeF, przy jednoczesnym zachowaniu wyraźnie określonych wyjątków.

Podatnicy powinni przeanalizować swoje modele współpracy, procesy sprzedażowe oraz relacje z kontrahentami, aby prawidłowo zidentyfikować przypadki samofakturowania oraz właściwie przygotować się do obowiązkowego KSeF.