POLISA DLA PROKURENTA JAKO KOSZT W JEDNOOSOBOWEJ DZIAŁALNOŚCI

Czy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów składki na polisę ubezpieczeniową na życie swojego prokurenta? Na to pytanie odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 29 lipca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.452.2025.2.AG). Wydana interpretacja potwierdza, że w określonych okolicznościach taki wydatek może stanowić koszt podatkowy.

Kim jest prokurent?

Prokurent to osoba, której przedsiębiorca udziela prokury, czyli najszerszego pełnomocnictwa przewidzianego przez polskie prawo dla celów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura obejmuje umocowanie do dokonywania w imieniu przedsiębiorcy czynności sądowych i pozasądowych, związanych z działalnością firmy.

Prokurent może więc m.in.:

• podpisywać umowy,
• działać przed sądami, urzędami i bankami,
• reprezentować przedsiębiorcę w niemal wszystkich sprawach związanych z prowadzeniem firmy,
• podejmować bieżące decyzje administracyjne i formalne.

Jednocześnie bez dodatkowego pełnomocnictwa nie może zbyć przedsiębiorstwa, oddać go do czasowego korzystania ani zbywać lub obciążać nieruchomości.

Co ważne, prokurent nie jest pracownikiem — jego umocowanie wynika z jednostronnego oświadczenia przedsiębiorcy, a nie ze stosunku pracy.

Dlaczego przedsiębiorca wykupił polisę dla prokurenta?

W omawianej sprawie przedsiębiorca prowadził działalność gastronomiczną oraz cateringową. Duża liczba obowiązków formalnych — takich jak sprawy bankowe, urzędowe, rozliczeniowe czy kontrolne — uniemożliwiała mu ich osobiste wykonywanie bez uszczerbku dla bieżącej działalności operacyjnej. Dlatego zdecydował się powołać prokurenta, który przejął kluczowe zadania administracyjne i reprezentacyjne.

Przedsiębiorca wskazał, że nagła niezdolność prokurenta do pracy (np. w wyniku wypadku) mogłaby sparaliżować funkcjonowanie firmy. W związku z tym uznał, że zakup polisy na życie jest racjonalnym sposobem zabezpieczenia ciągłości działania przedsiębiorstwa oraz ograniczenia ryzyka destabilizacji jego działalności.

Kiedy wydatek może być kosztem uzyskania przychodu?

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wskazuje, że kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń z art. 23.

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi być:

• poniesiony przez podatnika i mieć charakter definitywny,
• powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• racjonalny i gospodarczo uzasadniony,
• właściwie udokumentowany,
• niewyłączony z kosztów na podstawie art. 23 ustawy o PIT.

Istotne jest, że art. 23 ust. 1 pkt 57 — ograniczający możliwość zaliczenia do kosztów składek na polisy pracownicze — dotyczy wyłącznie ubezpieczeń zawieranych na rzecz pracowników. Prokurent, jako osoba niebędąca pracownikiem, nie podlega temu wyłączeniu.

Stanowisko Dyrektora KIS

Organ podatkowy potwierdził, że w analizowanej sytuacji:

• polisa ubezpieczeniowa prokurenta pełni funkcję zabezpieczenia źródła przychodów,
• wydatek jest związany z działalnością gospodarczą oraz ciągłością jej prowadzenia,
• składki nie mieszczą się w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT.

W konsekwencji składki na polisę na życie prokurenta mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem prawidłowego ich udokumentowania.

Dlaczego to ważne dla przedsiębiorców?

Interpretacja ta jest istotna szczególnie dla firm, w których prokurent lub inna kluczowa osoba pełni rolę niezbędną dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Potwierdza ona, że zabezpieczenie takich osób — nawet jeżeli nie są pracownikami — może być odpowiednio uzasadnionym kosztem podatkowym.

Dzięki temu przedsiębiorcy mają większą pewność przy podejmowaniu decyzji o inwestowaniu w bezpieczeństwo organizacyjne swojej działalności.

Podstawa:

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 lipca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.452.2025.2.AG