ODLICZANIE VAT Z FAKTUR WYSTAWIONYCH POZA KSeF -AKTUALNE SANOWISKO KIS

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie funkcjonować dla niektórych podatników od 1 lutego 2026 r. Już na etapie przygotowań do jego wdrożenia pojawiło się jednak jedno z najważniejszych pytań praktycznych dla podatników VAT:

czy nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT, jeżeli kontrahent wystawi fakturę poza KSeF, mimo ciążącego na nim obowiązku?

Wątpliwość ta została rozstrzygnięta w serii interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanych na początku 2026 r., które razem tworzą spójną i jednolitą linię interpretacyjną.

Podstawa interpretacyjna                      

Artykuł został opracowany na podstawie następujących interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS:

• interpretacja z 2 stycznia 2026 r.
  nr 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO (opublikowana 7 stycznia 2026 r.)
• interpretacja z 12 stycznia 2026 r.
  nr 0112-KDIL1-3.4012.851.2025.1.KM
• interpretacja z 13 stycznia 2026 r.
  nr 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG

Rodzaje faktur w ustawie o VAT – punkt wyjścia do analizy

Zgodnie z art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT, ustawodawca wyróżnia trzy rodzaje faktur:

1. Faktura – dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą o VAT.
2. Faktura elektroniczna – faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF, e-mail).
3. Faktura ustrukturyzowana – faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, której przydzielono numer identyfikujący w KSeF.

Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie, ponieważ nie każda faktura elektroniczna jest fakturą ustrukturyzowaną, a po wejściu w życie obowiązkowego KSeF to właśnie faktura ustrukturyzowana stanie się co do zasady jedyną prawidłową formą wystawienia faktury.

Obowiązkowy KSeF 2026 – najważniejsze terminy

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, obowiązek stosowania KSeF zostanie wprowadzony etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Jednocześnie do 31 grudnia 2026 r. przewidziano okres przejściowy, w którym możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF (papierowych lub elektronicznych), o ile łączna wartość sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy podatnicy będą natomiast zobowiązani do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.

Błędy dostawców a odliczenie VAT – realny problem podatników

We wszystkich trzech interpretacjach punktem wyjścia było zdarzenie przyszłe, które w praktyce może dotyczyć tysięcy firm.

Wnioskodawcami były podmioty będące czynnymi podatnikami VAT, które:

• nabywają towary i usługi wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych,
• nie są objęte przesłankami negatywnymi z art. 88 ustawy o VAT.

Podatnicy ci zakładali, że po 31 stycznia 2026 r. mogą nadal otrzymywać od części kontrahentów:

• faktury papierowe,
• „zwykłe” faktury elektroniczne (PDF, e-mail),

czyli faktury wystawione poza KSeF, mimo że powinny mieć formę faktur ustrukturyzowanych. Przyczyną mogą być m.in. błędy dostawców, brak gotowości technologicznej, nieprawidłowa ocena obowiązku lub awarie systemu.

Pytanie do organu podatkowego

Podatnicy zapytali, czy w takiej sytuacji:

• faktura wystawiona poza KSeF,
• dokumentująca rzeczywistą transakcję,
• spełniająca materialne warunki odliczenia,

daje prawo do odliczenia VAT, a jeżeli tak – w którym momencie to prawo powstaje oraz czy należy czekać na nadanie fakturze numeru KSeF.

Stanowisko Dyrektora KIS: brak KSeF nie pozbawia prawa do odliczenia VAT

We wszystkich trzech interpretacjach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził jednolite stanowisko:

samo wystawienie faktury poza KSeF – mimo istniejącego obowiązku – nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT.

Organ wskazał, że:

• obowiązek wystawienia faktury w KSeF ciąży na sprzedawcy,
• ustawa o VAT nie przewiduje sankcji polegającej na utracie prawa do odliczenia po stronie nabywcy,
• decydujące znaczenie mają materialne przesłanki odliczenia.

Moment powstania prawa do odliczenia VAT

Interpretacje z 12 i 13 stycznia 2026 r. jednoznacznie doprecyzowały moment odliczenia VAT.

Dyrektor KIS wskazał, że:

prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF powstaje w momencie jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy.

Oznacza to, że:

• podatnik nie musi czekać na nadanie numeru KSeF,
• późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na moment odliczenia VAT,
• nawet jeżeli faktura nigdy nie trafi do KSeF, prawo do odliczenia pozostaje zachowane.

„Potwierdzenie transakcji” nie daje prawa do odliczenia VAT

Jednocześnie Dyrektor KIS wyraźnie wskazał, że tzw. „potwierdzenie transakcji”:

• nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT,
• ma charakter wyłącznie informacyjny,
• nie może stanowić podstawy do odliczenia VAT.

Prawo do odliczenia powstaje dopiero z chwilą otrzymania faktury (papierowej, elektronicznej lub ustrukturyzowanej).

Ochrona interpretacyjna – istotne zastrzeżenie

Należy podkreślić, że:

ochrona wynikająca z interpretacji indywidualnych przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy wystąpili z wnioskiem o ich wydanie, i tylko w zakresie opisanego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego.

Dla pozostałych podatników interpretacje te stanowią ważną wskazówkę interpretacyjną, ale nie dają bezpośredniej ochrony prawnej.

Opisane interpretacje zostały wydane w oparciu o przepisy obowiązujące na dzień ich wydania.

Należy mieć na uwadze, że:

przedstawione stanowisko nie będzie miało zastosowania do rozliczeń dokonywanych jeżeli zmianie ulegną przepisy regulujące funkcjonowanie KSeF lub zasady odliczania VAT.