Na gruncie podatku od towarów i usług, najem nieruchomości będących własnością podatnika VAT spełnia przesłanki samodzielnie wykonywanej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów VAT, nawet jeśli podatnik wynajmuje jeden lokal dla celów mieszkalnych. Najem prywatny jest działalnością gospodarczą, jeżeli jest wykonywane w sposób ciągły do celów zarobkowych, bez względu na to, czy najem będzie prowadzony w ramach działalności gospodarczej, czy jako odrębne źródło przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jakkolwiek sam na najem nie stanowi już takich trudności w rozliczeniu  VAT to zwrot wynajmującemu przez najemcę kosztów eksploatacyjnych już tak, ponieważ przedsiębiorcy wynajmujący swoje nieruchomości z reguły przenoszą faktyczne koszty mediów związanych z użytkowanymi lokalami na najemców. Przyjęcie opłat zryczałtowanych, niezależnych od faktycznego zużycia poszczególnych rodzajów mediów, stosowane jest zdecydowanie rzadziej. Pojawiają się wówczas wątpliwości, jak rozliczyć tego typu czynność. Czy koszt zużytych mediów należy uznać za część usługi najmu i opodatkować według zasad dla niej właściwych, czy też rozliczać je odrębnie, przenosząc na najemcę w formie tzw. refakturowania. Zastosowanie właściwej metody rozliczania może mieć duże znaczenie dla prawidłowego opodatkowania VAT.

Zawarcie umowy najmu nieruchomości każdorazowo wymaga określenia zasad, na jakich najemca będzie ponosił koszty dostarczanych mediów, takich jak przykładowo: energia elektryczna, energia cieplna, gaz ziemny, woda i odprowadzenie ścieków, czy też koszt wywozu odpadów. Zasadniczo strony umowy mają tutaj trzy podstawowe możliwości:

1) rozliczanie mediów samodzielnie przez najemcę, na podstawie umów zawieranych bezpośrednio z dostawcami poszczególnych rodzajów mediów,

2) rozliczanie mediów według opłat zryczałtowanych, niezależnych od ich faktycznego zużycia,

3) przenoszenie kosztów mediów przez wynajmującego na najemcę według ich faktycznego zużycia.

          1.W pierwszym przypadku, najprostszym dla wynajmującego - kiedy to najemca zawiera samodzielnie umowy z dostawcami poszczególnych rodzajów mediów, ich rozliczanie odbywa się niezależnie od zawartej umowy najmu i nie wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi dla wynajmującego.

         2.Obciążanie najemców ryczałtowymi kosztami mediów.

Przy stosunkowo niewielkich kosztach dostawy mediów wynajmujący posługują się również niekiedy opłatami zryczałtowanymi, niezależnymi od faktycznego zużycia. Tego typu skalkulowane opłaty są stosowane również w razie problemów z faktycznym wydzieleniem kosztów mediów na poszczególnych najemców. Zastosowanie systemów ryczałtowych, niezależnych od faktycznego zużycia, w praktyce bez jakiejkolwiek możliwości wyboru dostawcy mediów przez najemcę, wyklucza prawo do ich rozliczania niezależnie od zawartej umowy najmu.

Zryczałtowana opłata za media podlega bezspornie włączeniu do podstawy opodatkowania VAT usługi najmu. Taki sposób rozliczeń ułatwia prawidłowe określenie stawki VAT i rozpoznanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Mamy bowiem wówczas do czynienia z jednolitą usługą najmu opodatkowaną jako całość świadczenia realizowanego na rzecz najemcy. 

Usługi najmu lokali użytkowych podlegają opodatkowaniu według stawki podstawowej VAT wynoszącej 23%. Natomiast wynajmowanie lub wydzierżawianie nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe, korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Dlatego również ryczałt za media jest opodatkowany w ten sposób, tj. albo według stawki 23% VAT, albo korzysta ze zwolnienia.

        3.Obciążenie najemców kosztami mediów według ich faktycznego zużycia.

W związku z tym, że przenoszenie kosztów mediów na najemcę nie jest traktowane jako usługa najmu co potwierdza Dyrektor KIS w piśmie z 5 kwietnia 2024 sygn. 0112-KDSL2-1.440.485.2023.5.MC) i jeżeli:

„ ….jest możliwość określenia zużycia poszczególnych mediów na podstawie zamontowanych liczników, to ich udostępnianie i związane z nimi ww. media, stanowią odrębne i niezależne świadczenia, które to świadczenia podlegają opodatkowaniu wg stawek właściwych dla danej czynności.”
Dlatego w przypadku faktycznego wydzielenia i odrębnego rozliczania mediów według ich rzeczywistego zużycia nie ma podstaw do traktowania opłat związanych z funkcjonowaniem wynajmowanych pomieszczeń, takich jak obciążenia za dostawę wody i odprowadzanie ścieków, dostawę energii elektrycznej, dostawę gazu i wywóz odpadów, jako elementu kalkulacyjnego opłaty czynszowej usługi najmu.

Dokonując przenoszenia opłat za media stosujemy takie same stawki, jakie zastosował na fakturze faktyczny dostawca mediów. Oznacza to, że prąd, gaz, CO są opodatkowane stawką 23%. Natomiast woda i ścieki są opodatkowane stawką 8%.

Wybór formy rozliczania kosztów dostawy mediów ma istotne znaczenie zarówno dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku do towarów i usług, jak i zastosowania właściwej stawki VAT dlatego należy zwrócić szczególną uwagę przy podpisywaniu umowy aby zawierała odpowiednie zapisy, dzięki którym nie popełnimy błędów w rozliczeniach z fiskusem.