Prowadzenie własnej działalności gospodarczej często wymaga nawiązywania kontaktów z kontrahentami. Z różnych powodów nie zawsze może to odbyć się w siedzibie firmy. Coraz częstszym zwyczajem jest zapraszanie kontrahentów na obiad do restauracji, aby w miłej atmosferze, w czasie posiłku można było przeprowadzić negocjacje, uzgodnienia czy warunki współpracy.

I tu rodzi się pytanie czy koszt takiego posiłku będzie można zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej ?

Przypomnijmy co może być kosztem uzyskania przychodu.

… to (zgodnie z art.22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, ewentualnie zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Innymi słowy jest to wydatek pozostający w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi przychodami z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.23.

Zapraszając  kontrahenta do restauracji niewątpliwie ponieśliśmy koszt związany z naszą działalnością ale otrzymany rachunek już nie koniecznie będziemy mogli zaliczyć do kosztów, gdyż może on zostać zaliczony do kosztów reprezentacji.

Zgodnie z przepisami do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, szczególnie poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. I tu pojawia się problem, gdyż nie istnieje ustawowa definicja reprezentacji, która ułatwiłaby jednoznaczne zakwalifikowanie wydatku.

Przyjmuje się, że o przypisaniu wydatku do reprezentacji decyduje cel w jakim został on poniesiony czyli poprawa wizerunku firmy.

Jeżeli głównym celem spotkania nie jest budowa wizerunku firmy czy wywarcie dobrego wrażenia na kontrahencie a jedynie np. omówienie warunków współpracy z kontrahentem to rachunek za posiłek wystawiony przez restaurację może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Niestety brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacji” wymusza każdorazowo indywidualne rozpatrzenie sprawy. W sytuacji zaliczenia w koszty wydatku na obiad z kontrahentem, musimy liczyć się z tym, że fiskus zakwestionuje zasadność poniesionego wydatku. I to na podatniku spoczywać będzie odpowiedzialność za racjonalne uzasadnienie poniesionego wydatku oraz związku z prowadzoną działalnością.

Dobrą praktyką jest każdą fakturę związaną z wydatkami na usługi gastronomiczne , czy poczęstunek szczegółowo opisać. Opis powinien zawierać datę spotkania, osoby (firmy ) uczestniczące oraz cel spotkania. Tak opisana faktura nie powinna budzić wątpliwości w zakresie zaliczenia jej do kosztów podatkowych.