Rozpoczynając działalność gospodarczą nie jeden przedsiębiorca zastanawia się czy będzie musiał swoją sprzedaż rejestrować na kasie fiskalnej.

Aby uspokoić część przedsiębiorców, przepisy zwalniają z obowiązku posiadania kasy fiskalnej te firmy które sprzedają towary lub świadczą usługi wyłącznie na rzecz firm lub organizacji oraz organów organizacji samorządowej i państwowej.

Kogo więc obowiązuje posiadanie kasy fiskalnej ?

Co do zasady za pomocą kasy fiskalnej rejestrować sprzedaż muszą przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym.

Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie to jasno określa, kto musi mieć kasę fiskalną, a kto jest z tego obowiązku zwolniony.

Kto bezwzględnie musi mieć kasę fiskalną ?

Od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej przedsiębiorcy mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej i muszą ewidencjonować obrót na kasie, gdy dokonują sprzedaży/dostawy m.in.:

• gazu płynnego,
• silników spalinowych oraz ich części,
• nadwozi, przyczep, naczep, kontenerów oraz ich części,
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli),
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,
• wyrobów używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (nie obejmuje: lamp elektronowych, elementów elektronicznych, części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten),
• sprzętu fotograficznego (nie obejmuje: części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• nośników danych cyfrowych i analogowych,
• napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (nie obejmuje: towarów dostarczanych na pokładach samolotów),
• perfum i wód toaletowych (nie obejmuje: towarów dostarczanych na pokładach samolotów).

Dodatkowo do listy towarów i usług, przy których przedsiębiorcy nie mogą korzystać ze zwolnienia, zaliczają się przede wszystkim takie czynności, jak:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (także taksówki),
• warsztatowe – naprawa pojazdów silnikowych oraz motorowerów, wymiana kół, badania i przeglądy techniczne,
• lekarskie i dentystyczne,
• prawnicze, w tym doradztwa podatkowego,
• gastronomiczne (także sezonowe i catering),
• fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• cyrkowe – w zakresie sprzedaży biletów wstępu,
• rozrywkowo rekreacyjne – w zakresie sprzedaży biletów wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Zwolnienie z kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczenie 20 000 zł obrotu

Ustawodawca w przytoczonym rozporządzeniu wskazał wyjątek, kiedy przedsiębiorca nie musi posiadać kasy fiskalnej. Ma to miejsce jeżeli obrót ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych  nie osiągnął w poprzednim roku podatkowym więcej niż 20 000,- zł. Jeśli rozpoczynasz sprzedaż w tym roku, limit obliczasz proporcjonalnie do czasu wykonywanej sprzedaży.

Przykład obliczania limitu w bieżącym roku podatkowym:

20 000,- zł należy podzielić przez 365 dni w roku (w 2024 -366 dni), a następnie pomnożyć przez ilość dni podatkowych pozostałych do końca roku. W ten sposób poznamy limit obrotu w bieżącym roku zwalniający nas z obowiązku zakupu kasy fiskalnej.

Co należy zrobić gdy zbliżamy się do limitu ?

Jeżeli przekroczysz limit masz 2 miesiące na zakup urządzenia fiskalnego. Czyli przekraczając limit w marcu ewidencję na kasie musisz rozpocząć od czerwca.

Sprzedaż mieszana

W sytuacji kiedy sprzedaż towarów bezwzględnie objętych obowiązkiem ewidencji stanowi część sprzedaży przedsiębiorstwa, nie więcej jednak niż 19% rocznego obrotu a pozostałe 81 % całkowitego obrotu to sprzedaż zwolniona z ewidencji, wtedy ma zastosowanie zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej. Mówi  o tym § 3 ust. 1 pkt 3 omawianego Rozporządzenia.

Sprzedaż przez Internet

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż przez Internet i wysyła towary pocztą lub kurierem, a zapłata w całości zostaje uiszczona za pośrednictwem banku (np. przelewem) nie musi mieć kasy fiskalnej. Należy jednak pamiętać by z dowodów zapłaty jednoznacznie wynikało, kto kupił daną rzecz czyli było podane imię, nazwisko oraz adres wysyłki.

Należy jeszcze wspomnieć, że niektóre grupy podatników nie tylko muszą posiadać  kasę fiskalną, ale musi być ona określonego typu. Dokładnie mówiąc chodzi o stosowanie kas fiskalnych online.

W skrócie można podać, że obowiązkowo kasy online muszą stosować:

• lekarze, w tym dentyści,
• kosmetyczki, fryzjerzy,
• trenerzy, siłownie (branża fitness),
• budowlańcy,