W gorących dniach praca staje się prawdziwym wyzwaniem. Upały mogą sprawić, że wydajność spada, a komfort pracy drastycznie maleje. Dlatego pytanie: czy potrzebna jest klimatyzacja?  Jak zatem zewidencjonować takie wydatki? Czy można je zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu? Przede wszystkim jak powiązać zakup z zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów?

O ile klimatyzacja zakupiona do wynajmowanego biura, czy innego pomieszczenia wykorzystywanego wyłącznie na cele działalności (sklep, gabinet, magazyn itp) nie wzbudza większych wątpliwości, to takie już mogą się pojawić ze strony urzędu skarbowego, jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę w domu i jego część wydziela na prowadzenie działalności gospodarczej.

Co mówią przepisy?

Za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT. Trzeba pamiętać, że zakup klimatyzacji może stanowić koszt dla przedsiębiorstwa (nie podlega bowiem wyłączeniu z kosztów na podstawie ww. przepisów). Z tego względu przedsiębiorca każdorazowo ma obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności.

Jeśli działalność gospodarcza jest prowadzona w domu, trzeba bardzo konkretnie umotywować i udowodniać  potrzebę instalacji klimatyzacji od strony gospodarczej. W tej sytuacji ciężko rozdzielić działalność i cele prywatne, dlatego powinno się odpowiednio wyliczyć proporcje powierzchni wykorzystywanych w obu przypadkach. Na tej podstawie można potem wyliczyć podatek. Więcej na naszym blogu DOMOWE BIURO W KOSZTACH,JAK WYDZIELIĆ POWIERZCHNIE WŁASNEGO MIESZKANIA,CO MOŻNA ODLICZYĆ? - Eldo rachunkowość (eldorachunkowosc.pl)
Oczywiście, jeśli klimatyzacja będzie zainstalowana tylko w pomieszczeniu, które służy działalności gospodarczej, nie trzeba robić takich wyliczeń i potraktować koszt jako całość.

Przenośny klimatyzator, którego koszt mieści się w 10 000 zł, należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i odpowiednio go zamortyzować. Zakup można też ująć w kosztach uzyskania przychodu w całości za miesiąc, w którym został oddany do użytkowania.

W sytuacji, kiedy wartość klimatyzatora przekracza 10 000 zł, należy wówczas wprowadzić zakup do ewidencji środków trwałych i poddać odpowiedniej amortyzacji, czyli:  metodę liniową amortyzacji lub metodę degresywną amortyzacji.

Ponadto w specyficznych sytuacjach można zastosować rozwiązania, które przewidują następujące przepisy – jednorazowa amortyzacja, amortyzacja sezonowa oraz amortyzacja ustalana wg stawek indywidualnych .

Jeśli chodzi o instalację klimatyzacji trwałą, musi ona spełniać następujące warunki: być powiązana na stałe z budynkiem, co oznacza, że nie można jej odłączyć bez uszczerbku dla niej samej oraz struktury budynku. W związku z tym montaż klimatyzacji można uznać jako ulepszenie budynku pod warunkiem, że koszt będzie większy niż 10 000 zł.

Podobnie jak w przypadku urządzeń mobilnych, jeśli klimatyzacja trwała będzie kosztować mniej niż 10 000 zł, wtedy można ją ująć jednorazowo w kosztach (pomija się wtedy powiększenie wartości początkowej nieruchomości) lub wprowadzić do  ewidencji środków trwałych i zamortyzować.

Co jednak robić w przypadku, kiedy nieruchomość jest wynajmowana? Po pierwsze, klimatyzatory zamontowane na stałe w konstrukcję budynku stanowią inwestycje w obcym środku trwałym (o ile koszt klimatyzacji przekracza 10 000 zł); po drugie – klimatyzator oraz jego części, które nie są częścią składową budynku, należy zaklasyfikować jako odrębny środek trwały na zasadach takich jak te, które dotyczą klimatyzatorów przenośnych.

UWAGA:
Od czasu wprowadzenia Polskiego Ładu zlikwidowano amortyzację od nieruchomości mieszkalnych. Oznacza to, że jeśli podatnik poniesie koszty przewyższające kwotę 10 000 zł na klimatyzację, która jest trwale połączona z nieruchomością, nie może jej odpisać.