Rozpoczynając działalność gospodarczą, po przebrnięciu przez wszystkie konieczne obowiązki rejestracyjne, musimy przygotować się do udokumentowania swojej działalności aby nasze wysiłki przybrały realną formę poprzez otrzymanie wynagrodzenia za naszą działalność. W tym celu musimy wystawić fakturę przychodową, która po zapłaceniu będzie uwieńczeniem naszych wysiłków w ramach działalności.

Jednym z najczęściej napotykanych problemów przy wystawianiu faktury jest poprawne określenie daty sprzedaży. Prawidłowe określenie daty sprzedaży a co za tym idzie daty uzyskania przychodu jest jedną z istotniejszych kwestii dla prawidłowego wyliczenia podatku dochodowego. Przepisy w tym zakresie są w zasadzie jednoznaczne. Czasem jednak przysparzają wiele problemów podatnikom, zwłaszcza tym, którzy są tzw. osobami samozatrudnionymi.

Z art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) wynika, że faktura powinna zawierać między innymi:

• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Data wystawienia faktury

Data wystawienia faktury to data, w której sprzedawca tworzy i wydaje fakturę swojemu klientowi. Faktura jest dokumentem, który zawiera dane dotyczące transakcji pomiędzy sprzedającym a klientem i zawiera opis produktu/usługi, ilość, cenę jednostkową, wartość, stawkę podatku VAT, kwotę VAT, sumy oraz dane sprzedającego oraz dane klienta (nazwa, adres, NIP).

Stosownie do postanowień art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Fakturę można jednak wystawić również przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, ale nie wcześniej niż na 60 dni przed tym zdarzeniem (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT).

Data sprzedaży towaru/wykonania usługi

Data sprzedaży to data, w której faktycznie nastąpiła transakcja sprzedaży towaru lub usługi. Może różnić się od daty wystawienia faktury, zwłaszcza w przypadku sprzedaży na kredyt lub przy długotrwałych projektach, ale nie tylko. Jeśli na przykład sprzedawca dostarcza towar klientowi danego dnia, ale umawia się na płatność w późniejszym terminie, data sprzedaży będzie określać dzień, w którym towar został dostarczony, podczas gdy data wystawienia faktury będzie dniem, w którym faktura została wystawiona.

Przykład:

1. Pan Rafał jest lekarzem i świadczył usługi medyczne dla szpitala w miesiącu lipcu i zakończył w dniu 31 lipca. Potwierdzenie ilości przepracowanych godzin otrzymał w dniu 10 sierpnia.

W tym dniu czyli 10.08.2023 mógł wystawić fakturę ale data sprzedaży powinna być 31.07.2023

2. Pani Dorota prowadzi sklep z artykułami biurowymi. W dniu 30 sierpnia klient dokonał zakupu towarów i odebrał go ze sklepu, planował jednak w dniach następnych dokupić pewne artykuły jednak zmienił zdanie i 03.09.2023 poprosił o wystawienie faktury na zakupy z   30 sierpnia.

Pani Dorota wystawi fakturę z datą 03.09.2023 ale datę sprzedaży 30.08.2023, kiedy towar został wydany klientowi

Reasumując, obie daty są bardzo ważne. Data sprzedaży  determinuje powstanie obowiązku podatkowego i zawsze musi znaleźć się na fakturze, wyjątkiem sytuacja, kiedy jest ona taka sama jak data wystawienia faktury, wtedy daty sprzedaży nie musimy umieszczać na fakturze. Z kolei faktura bez podania daty jej wystawienia jest nie ważna i wymaga korekty uzupełniającej datę wystawienia.