Każdy polski przedsiębiorca tankujący paliwo do firmowego auta w innym kraju Unii, ma prawo odliczyć podatek VAT od takiego zakupu na zasadach obowiązujących w tym kraju. Jeśli zatem tankujemy paliwo w Czechach, to w zakresie odliczenia podatku VAT obowiązują nas przepisy czeskie. A te umożliwiają pełne i nieograniczone odliczenie podatku VAT od paliwa. Podobnie jak przepisy słowackie, litewskie i niemieckie itd.

Podatek VAT widniejący na zagranicznej fakturze za paliwo zwraca nam urząd skarbowy właściwy dla kraju zakupu. Jeśli zatem nabyliśmy paliwo w Niemczech, to zwrot otrzymamy z niemieckiego urzędu skarbowego.

Podatek VAT od zakupu paliwa za granicą może odliczyć każdy polski przedsiębiorca. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj i typ samochodu, jego rozmiary, fakt niezamontowania kratki, brak homologacji na ciężarówkę, brak ewidencji przebiegu pojazdu – jakie obowiązują nas przepisy krajowe.

Prawo do pełnego odliczenia VAT dotyczy tam jednak nie tylko firm zarejestrowanych w tych krajach, ale również firm polskich.

Zwrot VAT może dotyczyć dowolnego paliwa, a więc zarówno benzyny, oleju napędowego, jak i LPG.

O zwrot podatku wnioskujemy na specjalnym formularzu VAT-REF. Formularz ten należy złożyć do zagranicznego urzędu za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego. Wniosek ten można złożyć tylko i wyłącznie  w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu e-Deklaracje.

Do wniosku należy załączyć dowody poniesienia wydatków na paliwo. W wielu krajach wystarczającym dowodem jest zwykły paragon fiskalny. Do takich krajów należą:

• Czechy
• Słowacja
• Litwa
• Węgry
• Słowenia
• Niemcy
• Austria
• Francja
• Belgia
• Holandia
• Luxemburg

W tych krajach zwrotu VAT dokonuje się na podstawie zwykłego paragonu fiskalnego. W pozostałych krajach Unii zazwyczaj wymagana jest faktura.

Starając się o zwrot VAT, należy złożyć formularz VAT-REF najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Wniosek o zwrot VAT może dotyczyć okresu rocznego lub kwartalnego. Jeśli wniosek VAT-REF składamy za kwartał, to kwota zwrotu musi wynosić co najmniej 400 euro. W przypadku wniosku odnoszącego się do całego roku, minimalna kwota wnioskowanego zwrotu wynosi 50 euro.