Jeżeli Twoi  kontrahenci nie regulują płatności na czas to jednym ze sposobów na zminimalizowanie ryzyka opóźnień w płatnościach jest stosowanie faktur proforma. 

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Ma ona charakter informacyjny. Często stanowi podstawę do uzyskania przedpłaty lub zaliczki albo też pełni funkcję ofertową. Dzięki niej najpierw czekamy na płatność, a następnie przystępujemy do realizacji zamówienia lub wykonania usługi.

Chociaż faktura proforma wygląda niemalże identycznie, jak faktura VAT, to pełni zupełnie inną funkcję.

Przedsiębiorcy stosują ją w celu przedstawienia oferty lub zapowiedzi kwoty, jaka pojawi się na fakturze docelowej. Czasami proforma pełni funkcję wezwania do zapłaty lub informacji o wymaganej zaliczce.

Na podstawie faktury proforma odbiorca może dokonać zapłaty za towary i usługi, ale nie powinien jej księgować. Jeśli proforma zostanie opłacona, to sprzedający wystawi kolejną fakturę, tym razem tę właściwą, która będzie spełniała wszelkie wymogi niezbędne do ujęcia jej w księgach handlowych.

UWAGA:

Na podstawie faktury proforma nie powstaje obowiązek podatkowy w PIT ani w VAT zarówno u sprzedawcy ani też do uwzględniania wydatków w kosztach u kupującego.

Nie może ona stanowić podstawy do dochodzenia roszczeń. Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Jednocześnie nie zwalnia ona przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury końcowej, jeśli pro forma została zaakceptowana i opłacona. Na wydanie faktury końcowej firma ma czas do 15 dnia kolejnego miesiąca.

Przedsiębiorcy nie mają obowiązku wystawiania faktur proforma. Niektórzy to robią, ponieważ mają taką politykę ofertowania lub zaliczkowania .

Faktura proforma wygląda niemalże identycznie, jak faktura główna. Jedyna różnica polega na tym, że znajduje się na niej dopisek “pro forma”. Powinien on być umieszczony w widocznym miejscu.

Zdarzają się przedsiębiorcy, którzy praktykują wystawianie faktur proforma dla nowych klientów. W ten sposób próbują się zabezpieczyć przed nieuczciwym zachowaniem kontrahentów. Wystawiają proformę i czekają na jej opłacenie i dopiero potem wykonują usługę lub dostarczają towary oraz wystawiają fakturę właściwą.

Proformę wystawia się jedynie przed otrzymaniem zapłaty za towary lub usługi. Po wpłacie konieczne jest wystawienie faktury właściwej. Zasada ta obowiązuje również, kiedy kontrahent wpłacił jedynie kwotę zaliczki – wówczas też należy wystawić fakturę główną, nie proformę.

Oznacza to, że jeżeli wystawiliśmy proformę i otrzymaliśmy częściową zapłatę, mamy obowiązek wystawić fakturę na tą zaliczkę. Jednocześnie powstaje obowiązek podatkowy, czyli musimy odprowadzić VAT w ustawowym terminie.

Dlaczego warto wystawiać fakturę proforma?

1. Faktura proforma pozwala w prosty i przejrzysty sposób przedstawić ofertę handlową.
2. Proforma jest dobrym sposobem na sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów – dopiero po jej opłaceniu realizuje się zamówienie i wystawia fakturę właściwą. Jeśli klient wycofa się z zakupu, nie ma konieczności dokonywania korekty, wydawania towaru lub wykonywania usługi.
3. Podpisanie faktury proforma przez klienta oznacza zaakceptowanie warunków oferty. Taki dokument jest na gruncie prawa wiążący i może stanowić dowód sądowy.
4. Faktura proforma pozwala pokazać, jak będzie wyglądała faktura właściwa
5. Wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego u sprzedającego/kupującego w PIT/CIT, nie daje też możliwości dokonania odliczeń podatku VAT czyli nie można jej zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu.
6. Proformę można wystawić ręcznie lub za pośrednictwem programów księgowych.

Comarch ERP XT - Jak przekształcić fakturę proforma do faktury sprzedaży? (film z lektorem) (youtube.com)