Co to są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Doręczenie takiego pisma drogą elektroniczną będzie miało takie same skutki prawne jak wysyłana do tej pory korespondencja papierowa. Celem tego systemu, jest wyeliminowanie zupełnie korespondencji papierowej. Co więcej, jego założeniem jest informatyzacja nie tylko korespondencji między urzędami a ich klientami, ale również między podmiotami prywatnymi.

Dzięki temu systemowi będziesz mógł wysyłać i odbierać swoje elektroniczne „listy polecone” o dowolnej porze dnia i nocy i z dowolnego miejsca. Potrzebny Ci będzie jedynie komputer, tablet czy smartfon, no i oczywiście dostęp do internetu. Będzie to zatem duże uproszczenie. Nie będziesz musiał jeździć na pocztę i stać w kolejkach po odbiór czy też w celu wysłania listu poleconego do urzędu czy sądu.

Kto będzie zobowiązany do założenia skrzynki do e-Doręczeń?

Skrzynkę do e-Doręczeń, czyli wirtualny adres pod który, będzie trafiała korespondencja, będą musiały założyć wszystkie firmy. Zarówno te zarejestrowane w CEIDG jak i w KRS. Poza firmami jednoosobowymi i spółkami, e-Doręczenia będą obowiązywać również inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, takie jak fundacje i stowarzyszenia.

Co więcej, skrzynkę do e-Doręczeń będą musiały założyć również osoby wykonujące niektóre zawody zaufania publicznego, czyli:

• adwokaci
• radcy prawni
• doradcy podatkowi
• doradcy restrukturyzacyjni
• rzecznicy patentowi

Od kiedy zacznie obowiązywać?

Pierwotnie w ustawie o e-Doręczeniach określono termin obowiązywania tego systemu na dzień 30 grudnia 2023r. Jednak w komunikacie z dnia 21.12.2023 r. Ministra Cyfryzacji termin ten został odroczony.

Obecnie termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy.

Dla działalności gospodarczych rejestrowanych w CEIDG:

1. Jeżeli swoją działalność będziesz rejestrować w dniu 1 stycznia 2025r.  lub później, wówczas w trakcie rejestracji będzie musiał dokonać złożenia wniosku o adres dla e-Doręczeń.
2. Firmy, które zarejestrowały, czy też zarejestrują się do 31 grudnia 2024r. muszą złożyć wniosek o adres dla e-Doręczeń do 30 września 2026r.

Dla podmiotów rejestrujących się w KRS:

Jeżeli zarejestrujesz swoją firmę w KRS 1 stycznia 2025r. lub później, wówczas podobnie jak w przypadku JDG, dokonując rejestracji będziesz miał obowiązek złożenia wniosku o adres dla e-Doręczeń;

1. Firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują swoją działalność w KRS do 30 września 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.
2. Zaś przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 października 2024 roku.
3. Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już 1 października 2024 roku. Natomiast do 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Co jeżeli nie złożę wniosku o adres dla e-Doręczeń w wymaganym terminie?

Na tą chwilę ustawa o e-Doręczeniach nie przewiduje żadnych konsekwencji dla firm, które nie wywiążą się z obowiązku założenia skrzynki do e-Doręczeń. Warto jednak taką skrzynkę posiadać, gdyż ma ona wiele zalet

• bezpieczeństwo– ważne wiadomości i dokumenty odbierzesz i wyślesz przez internet za potwierdzeniem odbioru,
• komfort – korespondencję obsłużysz o dogodnej porze i w dowolnym miejscu – wystarczy komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu,
• oszczędność czasu– dzięki wyszukiwarce szybko znajdziesz i potwierdzisz  adres do e-Doręczeń odbiorcy,
• skuteczność i szybkość komunikacji z podmiotami publicznymi, która jest równoważna prawnie przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
• powiadomienia na bieżąco– będziesz od razu wiedzieć, jaki jest status Twojej korespondencji, bo zaufany dostawca dostarczy ją adresatowi i zapisze datę jej doręczenia.

Gdy już założymy naszą skrzynkę do e-Doręczeń warto również pamiętać o jej regularnym sprawdzaniu. Jeżeli zaniedbamy ten obowiązek i przegapimy przeczytanie otrzymanej z urzędu korespondencji, to może mieć to dla nas negatywne skutki, chociażby w postaci uchybienia terminu.

E-Doręczenia to system, który niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej. Ułatwia i usprawnia komunikację, a także pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Chociaż założenie skrzynki do e-Doręczeń nie jest jeszcze obowiązkowe dla wszystkich, warto to zrobić jak najszybciej, aby móc korzystać z wszystkich zalet tego systemu.

Pamiętajmy, że od 2029 roku wszystkie podmioty publiczne będą zobowiązane do prowadzenia korespondencji urzędowej poprzez e-Doręczenia. Już teraz warto zacząć przyzwyczajać się do tego nowego sposobu komunikacji.

Więcej informacji na stronie portalu gov

Najczęściej zadawane pytania - e-Doręczenia - Portal Gov.pl (www.gov.pl)