Nikt nie zabroni przedsiębiorcy prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą posiadania wielu pojazdów. Jeśli wydatki na oba auta chcesz wrzucać w koszty, musisz jednak uważać na fiskusa ponieważ stawia określone warunki, które należy spełniać.

Krajowa Informacja Skarbowa wyjaśniła bowiem, że w sytuacji, w której wynika to ze specyfiki prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej, podatnik może wykorzystywać dwa lub więcej samochodów osobowych, a wydatki z nimi związane ujmować w kosztach podatkowych — zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przepisy ustawy o PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na najem, leasing czy eksploatację pojazdów od tego, ile samochodów jest wykorzystywanych w działalności .Ograniczenia dotyczą wartości pojazdu i tym, czy jest on wykorzystywany wyłącznie dla potrzeb prowadzenia działalności, czy też dla celów mieszanych.

W przypadku wykorzystywania więcej niż jednego pojazdu, kluczowa jest zasada ogólna, zgodnie z którą do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT .

W praktyce przedsiębiorcy zasadność zakupu i posiadania drugiego oraz kolejnych pojazdów w jednoosobowej firmie uzasadniają przez np. :

1. samochód z mniejszym silnikiem może być wykorzystywany do jazd miejskich np. do siedziby kontrahenta, natomiast drugi pojazd z większym silnikiem do jazd na długie trasy np. na branżowe szkolenia w innej miejscowości, czy delegacje;
2. świadczymy różne usługi dla różnych Klientów a jeden z samochodów posiada logo tylko jednej naszej usługi (np. świadczymy usługi IT ale również sprzedaż internetową);
3. drugi samochód może pełnić funkcję pojazdu zapasowego w razie awarii lub serwisowania tego pierwszego;
4. większy samochód może służyć do przewożenia niezbędnego sprzętu (np. komputerowego) czy też innych materiałów, związanych z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Mniejszy samochód pozwoli natomiast wygodnie i szybko poruszać się w miejskich korkach, czy zaparkować w centrum miasta;
5. gdy jednej z samochodów lepiej się sprawdza się przy dojazdach w okresie zimowym, bardzo dobrze radzi sobie w terenie i przy trudnych warunkach pogodowych, natomiast w okresie letnim drugi samochód jest bardziej ekonomiczny, generujący mniejsze koszty utrzymania;
6. gdy zatrudniamy pracowników, którzy korzystają z samochodów służbowych

Przykładowo korzystne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 22 września 2022 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.503.2022.3.KP). Organ przyznał, że informatyk prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który wziął w leasing SUV-a może rozliczać w kosztach również wydatki na drugi samochód — elektryka lub hybrydę — którymi zamierza dojeżdżać do klientów.

W interpretacji indywidualnej z 9 marca 2021 r. Dyrektor KIS rozpatrywał wniosek podatnika, który chciał wyleasingować drugie auto w celu zabezpieczenia źródła przychodów (interpretacja dyrektora KIS o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.982.2020.2.MGR w przypadku awarii, serwisowania jednego z samochodów lub złych warunków pogodowych posiadanie drugiego samochodu. Przychody w działalności pozwalają Mu na zakup drugiego samochodu, który w razie potrzeby uchroni i zabezpieczy przed utratą przychodów Jego obecne źródło przychodów.

Kolejna pozytywna interpretacja jest  z dnia 24 czerwca 2020 roku o  sygn .0115-KDIT3.4011.49.2020.3.AWO o którą wystąpiła Lekarka prowadząca jednoosobową działalność w zakresie praktyki lekarskiej.

Istotne jest również to  jak podatnik wykorzystuje każdy z pojazdów. W zależności od tego, czy auto jest wykorzystywane wyłącznie do działalności, czy również do jazd prywatnych, trzeba spełnić inne wymogi.

W szczególności jeśli jeden z samochodów wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej (podatnik odlicza 100 proc. VAT i zalicza do kosztów pełne wydatki eksploatacyjne), natomiast drugi z pojazdów wykorzystywany jest do celów mieszanych (do działalności i do celów prywatnych), to bezwarunkowo dla pierwszego z tych aut podatnik musi stworzyć wewnętrzny regulamin, odzwierciedlający jego faktyczne wykorzystywanie. Oprócz tego musi on złożyć informację VAT-26 oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

O ile w przypadku wykorzystywania dwóch samochodów w działalności, obu w sposób mieszany, przepisy wprost nie wymagają tworzenia takich regulaminów, to podatnik musi udowodnić, że oba pojazdy faktycznie są w działalności wykorzystywane. Czy dla tych potrzeb będzie wykorzystywał stworzone regulaminy, czy wystarczające będą okoliczności faktyczne, zależy już od charakteru działalności danego podatnika .

Uwaga:

Ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek należytego udokumentowania wydatków poniesionych na użytkowanie samochodu. Poza tym przedsiębiorca musi być w stanie wykazać związek przyczynowo -skutkowy pomiędzy używaniem dwóch samochodów w działalności oraz uzyskanymi lub zabezpieczonymi w ten sposób przychodami- która może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.