DELEGACJA KRAJOWA I ZAGRANICZNA W KOSZTACH PRZEDSIĘBIORCY
27.03.2023
Stanowisko organów podatkowych jest przychylne przedsiębiorcom i zezwala na zaliczenie w koszty diet i pozostałych wydatków związanych z podróżą służbową, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r., pod warunkiem, że wyjazd ten jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Przedsiębiorca nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu wydatków, które poniósł na wyżywienie w trakcie swojej podróży. Ma jednak prawo do ujęcia w kosztach diet.
Od 01.01.2023 wysokość pełnej diety krajowej wynosi 48,- zł. Przy wyliczaniu należnych diet musimy wziąć pod uwagę długość podróży, ponieważ:
- do 8 godzin – dieta nie przysługuje
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety;
- powyżej 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
oraz dla podróży dłuższej niż doba:
- za każdą pełną dobę – dieta w pełnej wysokości;
- za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości;
- za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin – połowa diety.
Jeżeli w podróży otrzymywane jest bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety. Jeżeli otrzymywane jest częściowe wyżywienie, dieta przysługuje odpowiednio na:
- Śniadanie – 15% diety
- Obiad – 30% diety
- Kolację – 30% diety.
W przypadku podróży zagranicznej diety są określone w walucie obcej.
Wysokość diet zagranicznych określa rozporządzenie: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20220002302/O/D20222302.pdf
Przeliczenie kosztów wyrażonych w walutach obcych następuje według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Dla udokumentowania kosztów diet osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Wydatki poniesione na nocleg w trakcie podróży służbowej (faktury za hotel, motel) mogą zostać zaliczone do kosztów w pełnej kwocie. Nie ma natomiast możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom. Należy pamiętać, że jeśli przedsiębiorca zdecyduje się nocować u kontrahenta bądź też rodziny, znajomych itp., nie zaliczy w koszty podróży żadnych wydatków na zakwaterowanie.
Dojazdy i przejazdy podczas delegacji
Jeżeli chodzi o wybór środka transportu w podróży służbowej przedsiębiorcy, nie ma żadnych ograniczeń. Może on skorzystać z:
- Samochodu – będącego środkiem trwałym w firmie
- Samochody – prywatnego
- Środków komunikacji publicznej – autobus, pociąg, samolot itp.
Wydatki poniesione na koszty eksploatacyjne samochodu osobowego w czasie podróży służbowej oraz wszystkie publiczne środki transportu można – oczywiście, poza tym że muszą być poniesione dla celów działalności gospodarczej – zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pamiętać należy o odpowiednim ich udokumentowaniu za pomocą faktur i rachunków.
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych właściciela firmy potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 marca 2023 r. (0115-KDIT3.4011.165. 2023.1.JS).
