Stanowisko organów podatkowych jest przychylne przedsiębiorcom i zezwala na zaliczenie w koszty diet i pozostałych wydatków związanych z podróżą służbową, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r., pod warunkiem, że wyjazd ten jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przedsiębiorca nie może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu wydatków, które poniósł na wyżywienie w trakcie swojej podróży. Ma jednak prawo do ujęcia w kosztach diet.

Od 01.01.2023 wysokość  pełnej diety  krajowej   wynosi 48,- zł.   Przy wyliczaniu należnych diet musimy wziąć pod uwagę długość podróży, ponieważ:

• do 8 godzin – dieta nie przysługuje
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety;
• powyżej 12 godzin -  przysługuje dieta w pełnej wysokości;

oraz dla podróży dłuższej niż doba:

• za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości;
• za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;
• za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety.

Jeżeli w podróży otrzymywane jest bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety. Jeżeli otrzymywane jest częściowe wyżywienie, dieta przysługuje odpowiednio na:

• Śniadanie – 15% diety
• Obiad  - 30% diety
• Kolację – 30% diety.

W przypadku podróży zagranicznej diety są określone w walucie obcej.

Wysokość diet zagranicznych określa rozporządzenie: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20220002302/O/D20222302.pdf 

Przeliczenie kosztów wyrażonych w walutach obcych następuje według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Dla udokumentowania kosztów diet osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Wydatki  poniesione na nocleg w trakcie podróży służbowej (faktury za hotel, motel) mogą zostać zaliczone do kosztów w pełnej kwocie. Nie ma natomiast możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom. Należy pamiętać, że jeśli przedsiębiorca zdecyduje się nocować u kontrahenta bądź też rodziny, znajomych itp., nie zaliczy w koszty podróży żadnych wydatków na zakwaterowanie.

Dojazdy i przejazdy podczas delegacji

Jeżeli chodzi o wybór środka transportu w podróży służbowej przedsiębiorcy, nie ma żadnych ograniczeń.  Może on skorzystać z:

• Samochodu – będącego środkiem trwałym w firmie
• Samochody – prywatnego
• Środków komunikacji publicznej – autobus, pociąg, samolot itp.

Wydatki poniesione na koszty eksploatacyjne samochodu osobowego w czasie podróży służbowej  oraz wszystkie publiczne środki transportu  można - oczywiście, poza tym że muszą być poniesione dla celów działalności gospodarczej - zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pamiętać należy  o odpowiednim ich udokumentowaniu za pomocą faktur i rachunków.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych właściciela firmy potwierdza  interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 marca 2023 r. (0115-KDIT3.4011.165. 2023.1.JS).