Jeżeli prowadzisz kawiarnię, restaurację lub inną działalność gastronomiczną – odpowiedź “tak” jest oczywista. Jeżeli Twoja firma chce zagwarantować swoim pracownikom pyszną, świeżą kawę, również w tym przypadku możesz dopisać ekspres do kosztów firmowych.

Ale czy w jednoosobowej działalności gospodarczej np. programisty  można „wrzucić” zakup ekspresu do kawy w tak zwane „koszty”?

Definicja kosztów uzyskania przychodu:

• Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (ekspresu do kawy nie ma wymienionego w art. 23 ustawy o PIT);
• musi być prawidłowo udokumentowany (fakturą na dane firmy);

O tym, czy zakup ekspresu do kawy można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu, decydować będzie zawsze charakter jego używania. Co ważne, jeśli wydatek służy tylko i wyłącznie potrzebom przedsiębiorcy, zaliczamy go do wydatków o charakterze osobistym.

W związku z tym nie możemy wliczyć go do kosztów uzyskania przychodu.

Więc - jeśli jesteś programistą, najczęściej nie wliczysz zakupu ekspresu do kawy „w koszty”.

Próba udowodnienia, że dzięki kawie zwiększa się twoja produktywność, nie będzie wystarczającym uzasadnieniem dla urzędu skarbowego. Potwierdzają to wydawane do tej pory indywidualne interpretacje podatkowe.

Zakup ekspresu do kawy uzasadnienie

Czy istnieje zatem sposób na dobre uzasadnienie, które pozwoli na rozliczenie ekspresu do kawy w firmowych kosztach? W niektórych sytuacjach, tak.

Jeśli na przykład przyjmujesz w swoim lokalu klientów lub kontrahentów, a kawa serwowana jest jako drobny poczęstunek podczas takich spotkań. W takiej sytuacji wydatek na ekspres nie powinien być kwestionowany.

A może jesteś lekarzem ,prowadzisz sklep lub kancelarię i zakupiłeś ekspres do kawy, który stoi w gabinecie lub biurze firmy? Tutaj również udowodnisz, że kawa serwowana jest dla pacjentów lub klientów sklepu.

W powyższych przypadkach jak najbardziej masz prawo do zaliczenia zakupu ekspresu do kosztów firmowych – jako że:

• służy on potrzebom pacjentów oraz klientów w trakcie negocjacji czy podpisywania nowych umów;
• w związku z tym zakup przyczynia się do powstawania nowego dochodu w twojej firmie;

W koszty nie można ujmować wydatków związanych z reprezentacją.

Ustalenie co oznacza pojęcie „reprezentacji”, nie jest proste, ponieważ ustawodawca nie przygotował definicji tego terminu. Opierając się na wyroku wydanym przez Naczelny Sąd Administracyjny), koszty reprezentacji to:

„wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.”

Czy za takie można uznać, wydatek związany z przygotowaniem kawy dla klienta, z którym rozmawiamy? Wydaje się, że nie, a tym samym nie powinno być problemem ujęcie w kosztach ekspresu do kawy lub kanapy, na której oczekiwać ma klient. Także zakup telewizora, który będzie np. grał w poczekalni i umilał czas oczekiwania, nie powinien być problematyczny, o ile faktycznie zawiśnie on w firmie i będzie wykorzystywany w ramach prowadzonej firmy.

Uwaga: Urząd skarbowy ma prawo do skontrolowania dokumentacji księgowej w przeciągu 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego. W przypadku podważenia zasadności kosztu i braku związku z osiąganymi przychodami, trzeba będzie dane pozycje wyksięgować w okresie, w którym zostały wprowadzone. Wiąże się to często z korektą zeznań rocznych, jak i zapłatą odsetek od zaległości podatkowych.