Prowadząc działalność gospodarczą często podejmujemy działania marketingowe w celu zwiększenia przychodów naszej firmy. Ponosząc wydatki na koszty reprezentacji i reklamy musimy wiedzieć, że nie wszystkie będziemy mogli zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej.

Przypomnijmy, że wydatek zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli ponieśliśmy go w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów, które nie stanowią kosztów podatkowych.

W celu poprawnego rozliczania oraz określenia, czy dany koszt ma bezpośredni związek z podwyższeniem przychodów Twojej firmy, należy rozgraniczyć pojęcie:

• reklamy – wydatki, które zaliczymy do kosztów oraz
• reprezentacji – które kosztami już nie mogą być.

Jest to nie lada problem dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, ponieważ w przepisach prawa podatkowego nie ma informacji, która definiuje oba terminy.

Posiłkując się Słownikiem Języka Polskiego możemy spróbować przybliżyć oba pojęcia.

Reklama - to działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu reklamowanego towarów lub do skorzystania z określonych usług, może się to odbywać poprzez przedstawienie cech (zalet) towarów, usług, produktów oraz podkreślenie atrakcyjnej ceny za pomocą plakatów, ogłoszeń, filmów reklamowych.

Reprezentacja – przez którą możemy rozumieć „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”.

W praktyce określenie, jaki charakter ma dany wydatek, zależy od konkretnej sytuacji, wielkości firmy i rodzaju prowadzonej działalności. Może się zdarzyć, że niektóre wydatki ponoszone przez podatników w jednej sytuacji stanowią reprezentację, a innym razem – reklamę. Każdy przypadek wymaga odrębnej analizy.

przykład:

Kolacja z partnerem biznesowym przy butelce kilkunastoletniego wina, w celu podtrzymania dobrych stosunków, to koszty reprezentacji. Jeśli jednak podczas tejże kolacji podpiszesz umowę o współpracy lub zaprezentujemy swojemu potencjalnemu kontrahentowi dany produkt, nakłaniając go do kupna lub od razu sprzedając go – mamy do czynienia z reklamą.

Często jednak organy skarbowe mają duże wątpliwości co do charakteru danego wydatku i interpretują je na niekorzyść podatnika.

Taka sytuacja miała miejsce w Gdańsku, gdzie  to właśnie Wojewódzki Sąd Administracyjny wydał wyrok 14 września 2022 roku, sygn. akt I SA/Gd 692/22 w sprawie. Sprawa dotyczyła spółki będącej autoryzowanym dealerem w zakresie sprzedaży samochodów. We wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej zapytała ona, czy koszty działań marketingowych, w tym udziału dealera i jego klientów w evencie zorganizowanym przez dystrybutora, a także uczestnictwa klientów w programie szkoleniowym w zakresie bezpiecznej jazdy (w obydwu przypadkach uwzględniając koszty podróży i noclegów) będą stanowiły dla niej koszty uzyskania przychodu. Tłumaczyła, że wydatki powinny być dla niej kosztem uzyskania przychodu, ponieważ ich charakter nie ma charakteru typowo reprezentacyjnego.
Ze stanowiskiem tym nie zgodził się jednak organ podatkowy. WSA w Gdańsku stanął natomiast po stronie podatnika. Zwrócił uwagę, że celem wydatków na uczestnictwo klientów w szkoleniu z bezpiecznej jazdy jest dostarczenie potencjalnym nabywcom informacji o samochodach oferowanych przez spółkę do sprzedaży. Z kolei wydatki związane z udziałem w eventach dystrybutora mają na celu przybliżenia funkcjonowania podmiotu, który produkuje samochody sprzedawane przez spółkę.

Innym budzącym wątpliwości zagadnieniem jest kwalifikacja podatkowa gadżetów przekazywanych kontrahentom. W takim przypadku wszystko zależy od tego, co dokładnie stanowi ów prezent. W interpretacjach i wyrokach sądowych zwraca się uwagę na takie kryteria oceny, jak wartość prezentu czy jego oznaczenie logo firmy.

Prezenty powinny mieć niską wartość, być opatrzone logo firmy, a ich przekazanie powinno następować w celach reklamowych. Skierowane powinny być również do masowej liczby odbiorców. Do kosztów związanych z promocją można zaliczyć więc symboliczne upominki (z logo firmy), np. smycz, kubek, podkładka pod myszkę.

Do kosztów reklamowych nie można natomiast zaliczyć wartościowych prezentów, bo stanowią one koszt reprezentacji nawet jeżeli są opatrzone logo firmy obdarowującej. Dlatego na przykład alkohol, zegarek, czy kosz ze słodyczami trzeba zaliczyć do wydatków reprezentacyjnych i niestety, tak jak było wspomniane  są one wyłączone z kosztów podatkowych.

Mając na uwadze powyższe problemy z prawidłową interpretacją przepisów podatkowych, które w polskim prawie podatkowym nie należą do najłatwiejszych, warto skorzystać z fachowej pomocy w prowadzeniu rachunkowości firmy.