CZY WSZYSTKIE FAKTURY ZAKUPOWE MUSZĘ ODBIERAĆ WYŁĄCZNIE Z KSeF?

Odpowiedź brzmi: nie wszystkie – ale te, które powinny być wystawione w KSeF, już tak.

Co zmienia obowiązkowy KSeF?

Zasadniczo od 1 lutego 2026 r. (dla większości podatników) podstawową formą dokumentowania sprzedaży między podatnikami VAT będą faktury ustrukturyzowane wystawiane i udostępniane w KSeF.

Najważniejsza zmiana dotyczy momentu „otrzymania” faktury.

Kiedy faktura jest uznana za doręczoną?

Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za doręczoną w chwili, gdy system ministerialny nada jej unikalny numer identyfikujący.

To oznacza, że:

• nie liczy się moment otwarcia maila,
• nie liczy się moment pobrania pliku,
• nie liczy się moment faktycznego zapoznania się z dokumentem.

Liczy się wyłącznie udostępnienie faktury w KSeF.

Od tego momentu powstaje również prawo do odliczenia VAT (przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych).

Czy wszystkie faktury muszą być odbierane z KSeF?

Nie. Obowiązek odbioru przez KSeF dotyczy wyłącznie tych faktur, które zgodnie z przepisami powinny zostać wystawione jako faktury ustrukturyzowane.

Przepisy ustawy o VAT przewidują bowiem wyjątki.

Poza KSeF mogą funkcjonować m.in.:

• faktury od podmiotów zagranicznych niemających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
• faktury wystawiane przez podmioty nieobjęte obowiązkiem KSeF,
• niektóre faktury uproszczone,
• inne dokumenty wyłączone na podstawie przepisów szczególnych.

W takich przypadkach:

✔ faktura papierowa lub PDF
✔ faktura przesłana e-mailem
✔ dokument wystawiony poza systemem

— pozostają w pełni skuteczne podatkowo, o ile zostały wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Możesz je ująć w ewidencji księgowej oraz – przy spełnieniu warunków ustawowych – odliczyć VAT.

Uwaga: jeśli faktura powinna być w KSeF, to tylko ta z KSeF ma znaczenie

Jeżeli sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF i faktycznie ją tam wystawi, to:

Jedyną fakturą wywołującą skutki podatkowe jest ta udostępniona w systemie.

PDF lub wydruk, który otrzymasz od kontrahenta, ma wyłącznie charakter informacyjny.
Nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej.

Dla celów rozliczeniowych wiążąca jest wyłącznie wersja dostępna w KSeF.

Model mieszany – jak będzie wyglądać praktyka?

Po wejściu obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy będą funkcjonować w modelu mieszanym:

-z jednej strony – konieczne będzie bieżące monitorowanie KSeF i pobieranie faktur ustrukturyzowanych,
-z drugiej strony – nadal możliwe będzie otrzymywanie części faktur poza systemem.

Co istotne:
nabywca nie ma obowiązku wprowadzania do KSeF faktur otrzymanych poza systemem.

Podsumowanie

Obowiązek odbioru faktur zakupowych w KSeF dotyczy wyłącznie faktur, które zgodnie z przepisami powinny zostać wystawione jako faktury ustrukturyzowane.

W pozostałych przypadkach:

• możesz otrzymywać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF,
• możesz je normalnie rozliczać,
• nie musisz ich wprowadzać do systemu.

Kluczowe będzie więc ustalenie, czy dana faktura powinna znaleźć się w KSeF po stronie sprzedawcy.

To właśnie od tego zależy sposób jej prawidłowego odbioru i rozliczenia.