Czy koszt zakupionych przez pracodawcę dla pracowników posiłków stanowi dla tych pracowników przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia i podlega opodatkowaniu?

Stanowisko fiskusa w tej kwestii jest niejednoznaczne. Wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacje indywidualne w zbliżonych stanach faktycznych są odmienne.

Do niedawna w interpretacjach podatkowych organy podatkowe prezentowały stanowisko, że koszt zakupionych przez pracodawcę dla pracowników posiłków nie stanowi dla nich przychodu do opodatkowania z tytułu nieodpłatnego świadczenia, a na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Korzystne dla podatników stanowisko fiskusa uległo zmianie w indywidualnej interpretacji podatkowej sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.514.2021.4.NM z 17 września 2021 roku oraz z dnia 17 maja 2023 sygn. 0112-KDIL2-2.4011.178.2023.3.AG wydanej przez Dyrektora KIS. Uznał on, że dofinansowanie posiłku dla pracownika stanowi dla niego przychód do opodatkowania z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Nowa interpretacja budzi niepokój podatników, szczególnie że dotychczas w analogicznych sytuacjach fiskus prezentował odmienne stanowisko. Przykładem może być interpretacja indywidualna sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.479.2020.1.RR z 25 sierpnia 2020 roku wydana przez Dyrektora KIS. Jak widzimy, w stosunkowo krótkim odstępie czasu fiskus wydał odmienne interpretacje w przybliżonych stanach faktycznych.

Wielu pracodawców kupujących posiłki dla pracowników ma dylemat, czy powinni wykazywać w tej sytuacji przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia, dlatego wystosowano apel do ustawodawcy o doprecyzowanie, czym jest nieodpłatne świadczenie dla pracownika. Z uwagi na niejasne stanowisko fiskusa najbezpieczniejszym rozwiązaniem na ten moment wydaje się złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Wówczas organ podatkowy w uzasadnieniu stanowiska odniesie się do opisanego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zyskamy pewność, w jaki sposób należy postąpić z punktu widzenia ewentualnego opodatkowania posiłków zakupionych na rzecz pracowników.

W celu stwierdzenia, czy dofinansowanie posiłków przez pracodawcę na rzecz pracowników stanowi dla nich przychód do opodatkowania z tytułu nieodpłatnego świadczenia kluczową kwestią jest określenie, czy finansowanie tych posiłków może być uznane za świadczenie spełniane w interesie pracowników, czy w interesie pracodawcy. Jest to jeden z warunków, jakie zostały wymienione w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku sygn. akt K 7/13.

Zdaniem TK można wyróżnić cechy istotne kategorii „innych nieodpłatnych świadczeń”, a za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Interpretacja indywidualna sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.514.2021.4.NM z 17 września 2021 roku wydana przez Dyrektora KIS dotyczyła PIT w zakresie obowiązków płatnika w związku z finansowaniem posiłków dla pracowników.

Wnioskodawca jest spółką prowadzącą działalność na terytorium Polski, zorganizował dla swoich pracowników stołówkę wraz z zapleczem kuchennym (lodówki, kuchenki mikrofalowe, drobne wyposażenie kuchenne) w celu zapewnienia im możliwości zjedzenia obiadu bez opuszczania terenu zakładu pracy. Posiłki (obiady) dla pracowników dostarczane są przez firmę zewnętrzną.Każdy dowożony posiłek jest przypisany do konkretnego pracownika (opisany jego imieniem i nazwiskiem). Dla poprawy warunków pracy i wynagradzania wnioskodawca częściowo dofinansowuje posiłki z własnych środków obrotowych pracownikom fizycznym, którzy mają większy wydatek kaloryczny. Wnioskodawca nie jest zobligowany przepisami prawa do zapewnienia pracownikom posiłków, ich finansowanie (dofinansowanie) stanowi działanie dobrowolne. Pozostała część ceny – w przypadku pracowników objętych dofinansowaniem – bądź pełna cena – w przypadku pozostałych pracowników, potrącana jest pracownikom raz w miesiącu z należnego im wynagrodzenia za pracę.

Jednym z pytań zadanych przez wnioskodawcę było, czy w odniesieniu do wartości posiłków, w części finansowanej przez pracodawcę, wnioskodawca obowiązany jest wypełniać obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych (w związku z tym, że wartość ta stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy).

Zdaniem wnioskodawcy, w odniesieniu do wartości posiłków, w części przez niego dofinansowanej, wartość ta stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy.

Dyrektor KIS odwołał się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13, w którym TK orzekł, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń” mogą być uznane takie świadczenia od którego Wnioskodawca – jako płatnik – jest obowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach wynikających z art. 31 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Jeszcze niedawno stanowisko fiskusa w zakresie skutków podatkowych finansowania posiłków na rzecz pracowników było odmienne. Przykładem może być interpretacja indywidualna sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.479.2020.1.RR z 25 sierpnia 2020 roku wydana przez Dyrektora KIS.

Fragment uzasadnienia interpretacji:

„[…]W konsekwencji sfinansowanie przez Wnioskodawcę posiłków pracownikom wykonującym pracę na terenie „strefy czystej”, również w wymiarze nadliczbowym, nie będzie generować po stronie tych pracowników przychodu do opodatkowania. Wydatki te ponoszone będą bowiem w interesie pracodawcy, a co za tym idzie, ww. pracownicy nie otrzymają od Wnioskodawcy jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego, ponieważ świadczenia te pozostaną w związku z pracą wykonywaną w ww. strefie. Wobec powyższego, na Wnioskodawcy nie będą ciążyć obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych”.

Ostania interpretacja z dnia 17 maja 2023 sygn. 0112-KDIL2-2.4011.178.2023.3.AG jest również bardzo niekorzystana dla podatników.

O interpretację wystąpiła prowadząca działalność gospodarczą dentystka. W swoim gabinecie zatrudnia na pół etatu technika analityki medycznej. Wykupiła mu catering dietetyczny składający się z trzech–pięciu posiłków dziennie. Powołuje się na art. 16 kodeksu pracy. Przepis ten mówi o zaspokajaniu bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracownika.

Czy fundowane posiłki są przychodem zatrudnionego technika? Czy wartość cateringu trzeba doliczyć do jego wynagrodzenia i potrącić zaliczkę na PIT? Właścicielka gabinetu twierdzi, że nie. Przytacza wyrok Trybunału Konstytucyjnego (sygn. K 7/13), w którym określono, jakie kryteria muszą być spełnione, aby zakwalifikować przekazywane pracownikowi świadczenie jako jego przychód.

Po pierwsze, pracownik powinien korzystać ze świadczenia dobrowolnie, bez żadnego przymusu. Po drugie, musi być spełnione w interesie pracownika, a nie pracodawcy. Po trzecie, powinno przynieść mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Po czwarte, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnie.

Zdaniem dentystki sfinansowanie cateringu jest w interesie pracodawcy. Zwiększa bowiem wydajność oraz efektywność pracownika. Stwarza mu też odpowiednie warunki do wykonywania służbowych obowiązków.

Dentystka twierdzi też, że pracownik, któremu funduje jedzenie, nie uzyskuje żadnej wymiernej korzyści. Wynika to chociażby z powszechnie znanego schematu funkcjonowania układu pokarmowego. Skoro jedzenie każdorazowo opuszcza organizm pracownika w stosunkowo nieodległej przyszłości od konsumpcji, to nie można uznać, że ma on wymierną korzyść – argumentuje właścicielka gabinetu.

Fiskusa to jednak nie przekonało. Podkreślił, że w opisanej sytuacji zapewnienie pracownikowi wyżywienia nie należy do obowiązków pracodawcy. Jest to dodatkowe świadczenie, które, w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego, należy uznać za przychód. Spełnione zostały bowiem wszystkie określone w nim przesłanki. Pracownik wyraził zgodę na przyjęcie świadczenia, ma ono określoną wartość pieniężną i indywidualny charakter.

Jest w interesie zatrudnionego technika, zaoszczędził bowiem na wydatku, który sam musiałby ponieść – argumentuje skarbówka. Podkreśla, że zapewnienie wyżywienia to realizacja osobistych potrzeb pracownika. Musi bowiem jeść niezależnie od tego, czy wykonuje obowiązki służbowe, czy też nie.

Reasumując, pracownikowi należy naliczyć przychód, od którego pracodawca musi pobrać i odprowadzić do urzędu zaliczkę na PIT.

A co w przypadku kiedy Pracodawca  finansuje swoim pracownikom posiłki serwowane w formie szwedzkiego stołu ?

Otóż, odpowiedź nie jest jednoznaczna, wszystko bowiem zależy od konkretnego przypadku, a dokładnie formy serwowania tych posiłków.
Wątpliwości w tej kwestii miał przedsiębiorca, który serwował posiłki pracownikom w formie szwedzkiego stołu. Zorganizował on ogólnodostępny bufet na terenie zakładu pracy, dzięki czemu pracownicy mają możliwość spożywania posiłków w porze obiadowej. Możliwość skorzystania z posiłków przysługuje wszystkim pracownikom. Z uwagi na charakter szwedzkiego stołu/bufetu posiłki nie są przypisane do konkretnych pracowników. Każdy z pracowników ma możliwość stworzenia własnych dań w oparciu o produkty gotowe do spożycia. Udostępniane posiłki są nieodpłatne dla wszystkich pracowników.

Przedsiębiorca wystąpił o interpretację argumentując, że w takiej sytuacji nie ma obowiązku występować jako płatnik .
W interpretacji z 27 stycznia 2022 dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko podatnika za prawidłowe sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.930.2022.1.RR gdyż nie ma możliwości wyodrębnienia ilości spożytych przez nich potraw. Dla opodatkowania istotne jest natomiast, czy pracownikowi można przypisać konkretny przychód.