CZY BANK MOŻE ŻĄDAĆ ZAMKNIĘCIA KPiR W TRAKCIE ROKU?

Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na zasadach ogólnych lub podatku liniowego czy ewidencji ryczałt  zastanawia się, czy bank – np. przy udzielaniu kredytu – ma prawo zażądać zamknięcia KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów) w środku roku. Odpowiedź wymaga przyjrzenia się przepisom prawa podatkowego i zasadom funkcjonowania relacji bank–klient.

Obowiązek zamknięcia KPiR – co mówią przepisy?

Sam obowiązek zamknięcia KPiR nie wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), ale z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

🔹 § 24 ust. 1 rozporządzenia
Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury m.in.:

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej,
• w dniu likwidacji działalności lub utraty obowiązku prowadzenia księgi.

🔹 § 29 rozporządzenia
Po zakończeniu roku podatkowego podatnicy dokonują rocznego podsumowania zapisów w księdze.

Z powyższego jasno wynika, że przepisy przewidują zamknięcie KPiR wyłącznie na koniec roku podatkowego albo w przypadku likwidacji działalności. Nie ma podstawy prawnej, by podatnik zamknął KPiR „na żądanie” innego podmiotu – w tym banku – w trakcie roku.

Czego może żądać bank?

Banki, zwłaszcza w procedurach kredytowych, często oczekują dokumentów potwierdzających zdolność kredytową przedsiębiorcy. W tym celu mogą poprosić o:

• wydruk KPiR za wybrany okres,
• zestawienia przychodów i kosztów,
• sprawozdania finansowe lub PIT za poprzedni rok,
• dodatkowe raporty czy oświadczenia księgowe.

Wszystkie te żądania są dopuszczalne w ramach relacji cywilnoprawnej między bankiem a klientem – jeśli przedsiębiorca chce uzyskać finansowanie, musi dostarczyć dokumenty określone w regulaminie lub umowie kredytowej.

Jednak nie jest to równoznaczne z obowiązkiem zamknięcia KPiR. Bank może poprosić o dane „na dzień X”, ale nie ma podstaw prawnych, aby wymagać formalnego zakończenia księgi podatkowej w trakcie roku.

Dlaczego zamknięcie KPiR w środku roku jest problematyczne?

• Sprzeczność z przepisami – rozporządzenie nie przewiduje takiej możliwości.
• Ryzyko błędów – wcześniejsze zamknięcie księgi mogłoby naruszyć zasadę rzetelności i ciągłości ewidencji podatkowej.
• Niepotrzebne komplikacje – do celów bankowych wystarczy zestawienie okresowe, bez konieczności formalnego zamykania księgi.

Wnioski

• Bank nie ma prawa żądać zamknięcia KPiR w trakcie roku – ponieważ takie żądanie nie znajduje podstawy w przepisach prawa podatkowego.
• Może jednak domagać się przedstawienia zestawień, wydruków czy sprawozdań przygotowanych na podstawie KPiR.
• W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest uzgodnienie z księgowym przygotowania okresowego raportu dla banku, który spełni wymogi instytucji finansowej, a jednocześnie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie:
Bank może oczekiwać danych finansowych i raportów z KPiR, ale nie ma podstaw prawnych, aby wymagać jej formalnego zamknięcia przed końcem roku podatkowego. Takie zamknięcie jest dopuszczalne jedynie na koniec roku, przy likwidacji działalności lub utracie obowiązku prowadzenia księgi.