Dotyczy podatników wyliczających dochód ( zasady ogólne, podatek liniowy)

Księgowanie wydatków jako koszty nie znajdzie zastosowania w przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu. Nie oznacza to jednak, że nie mogą oni odliczyć VAT od faktur zakupowych lub składek na ubezpieczenie społeczne od przychodu („ryczałtowcy”), ale to osobne zagadnienie.

Czym są koszty uzyskania przychodów?

W art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – znajduje się definicja kosztów uzyskania przychodów . Ustawodawca w tych przepisach wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile te wydatki nie są wymienione w negatywnym katalogu kosztów (Ten katalog jest wskazany w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).

Liczne interpretacje podatkowe doprecyzowują jakie kryteria powinny zostać spełnione, aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy. Z ich treści wynika, że dla danego wydatku muszą zaistnieć łącznie konkretne przesłanki, zgodnie z którymi wydatek:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiono go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (negatywny katalog kosztów),
• został właściwie udokumentowany.

Dlaczego warto szukać kosztów?

To proste – im więcej kosztów, tym mniejszy podatek.

Podatek płacisz od osiągniętego dochodu, według stawki:

• 12% / 32% na zasadach ogólnych oraz
• 19% dla podatku liniowego.

Oznacza to, że dochód jest twoją podstawą, od której naliczasz podatek według właściwej stawki. Niższy dochód, to mniejszy podatek do zapłaty i analogicznie: dochód wyższy, tym wyższy również podatek. Istotną rolę w tym równaniu odgrywają koszty firmowe. W jaki sposób? Kwotę dochodu otrzymujesz dopiero wtedy, gdy pomniejszysz przychód o wydatki poniesione na cele firmowe.

Obliczanie dochodu wygląda w ten sposób:

PRZYCHÓD ZE SPRZEDAŻY – KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI = DOCHÓD

Koszty (wydatki) należy uwierzytelnić takimi dokumentami jak:

• faktura VAT,
• faktura VAT RR,
• faktura ze zwolnieniem z VAT (przez niektórych nazywana rachunkiem),
• umowa,
• faktura uproszczona, czyli paragon zawierający NIP nabywcy, dotyczy paragonów do kwoty 450 zł lub 100 euro,
• paragon za przejazd autostradą,
• bilet parkingowy,
• bilet, np. kolejowy na dowolną odległość,
• dokument celny,
• dowód poniesienia opłat pocztowych, skarbowych,
• w niektórych przypadkach dowód wewnętrzny (np. różnice kursowe, rozliczenie podróży służbowej, w tym diet).

Jakie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, te same wydatki mogą u jednego przedsiębiorcy stanowić koszt podatkowy, a u drugiego nie. Są to specyficzne wydatki, ściśle związane z daną działalnością.

Dla przykładu: Fryzjer może uwzględnić w kosztach wydatki na zakup suszarki do włosów za to nie będzie miał takiej możliwości przy zakupie słuchawek lekarskich. W przypadku lekarza jest odwrotnie.

Poniżej pomysły na koszty firmowe, które co do zasady mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów przez ogół przedsiębiorców (nie jest to katalog zamknięty!).

Biuro:

• koszty wynajmu biura,
• opłaty eksploatacyjne i media,
• odsetki od kredytu na zakup lub remont lokalu biurowego,
• remont biura,
• meble i akcesoria biurowe.

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej w mieszkaniu niektóre wydatki, zwłaszcza opłaty eksploatacyjne i media oraz odsetki od kredytu, mogą być uwzględniane w kosztach proporcjonalnie. Współczynnik proporcji najczęściej jest wyliczany na podstawie stosunku powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe do ogólnej powierzchni mieszkania.

Elektronika i telekomunikacja:

• komputer,
• oprogramowanie,
• telefon/smartfon,
• drukarka/urządzenie wielofunkcyjne,
• serwer,
• akcesoria komputerowe i telefoniczne,
• abonament telefoniczny i Internet.

Promocja:

• utrzymanie strony internetowej,
• domena internetowa,
• znak towarowy,
• usługi marketingowe świadczone przez zewnętrzne firmy,
• reklama w mediach społecznościowych i innych miejscach,
• udział w targach branżowych.

Edukacja i szkolenia:

• szkolenia branżowe,
• kursy językowe, jeżeli znajomość języka obcego jest Ci potrzebna do prowadzenia firmy,
• prasa i literatura branżowa,
• konsultacje mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wydatki samochodowe:

• amortyzacja samochodu,
• leasing samochodu,
• wynajem samochodu,
• przeglądy i usługi serwisowe,
• naprawy i części zamienne,
• zakup paliwa,
• usługi mycia i konserwacji,
• opłaty za przejazd autostradą,
• opłaty parkingowe,
• ubezpieczenie samochodu,
• odsetki od kredytu związane z zakupem samochodu.

Uwaga! Większość wydatków samochodowych podlega różnym limitom, zwłaszcza jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Zagadnienie to jest obszerne i wykracza poza zakres tego artykułu.

Pozostałe środki transportu:

• Motocykl/skuter
• Rower
• Hulajnoga elektryczna

Podróże służbowe i wydatki komunikacyjne:

• diety,
• noclegi,
• przejazd taksówką, Uber-em
• bilety PKP,
• bilety okresowe komunikacji miejskiej.

Różnego rodzaju usługi:

• wydatki na usługi księgowe,
• koszty prawne,
• wydatki na usługi doradcze,
• koszty faktoringowe,
• wydatki na usługi informatyczne.

 Inne koszty:

• składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
• składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy opodatkowanego podatkiem liniowym (nie dotyczy podatników rozliczających się według skali podatkowej), przy czym łączna wysokość tych składek zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów lub odliczonych od dochodu nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty 8 700 zł,
• zatrudnienie pracowników, zleceniobiorców itd.,
• odsetki, prowizje i inne opłaty od kredytu związanego z prowadzoną działalnością,
• ubezpieczenia związane z prowadzoną działalnością,
• opłaty pocztowe, skarbowe.