Ustawodawca w roku 2019 wprowadził nowy limit kosztów odnoszący się do maksymalnej wartości pojazdu.

Limit ten ustalono na poziomie 150 000 zł dla spalinowych samochodów osobowych oraz 225 000 zł dla samochodów osobowych posiadających napęd elektryczny.

Nowe uregulowania prawne wprowadziły podział samochodów osobowych ze względu na sposób rozliczenia kosztów eksploatacyjnych na:

1. środki trwałe własne i obce (wzięte w leasing) użytkowane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej,
2. środki trwałe własne i obce (wzięte w leasing) użytkowane w prowadzonej działalności gospodarczej w sposób mieszany czyli w działalności i prywatnie,
3. samochody prywatne.

Koszty użytkowania samochodu osobowego tylko w działalności gospodarczej

Podatnicy użytkujący samochody osobowe w firmie stanowiące środki trwałe albo na podstawie umowy leasingu, którzy używają dane pojazdy wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, prowadzą ewidencję kilometrów dla celów VAT, złożą w US formularz VAT-26 oraz ustalą wewnętrzny regulamin korzystania z samochodu – mogą ująć całość kosztów z faktur dotyczących ich eksploatacji w swoich księgach podatkowych.

Koszty użytkowania samochodu osobowego w sposób mieszany -limit 75% wydatków

Podatnicy będący czynnymi podatnikami VAT, użytkujący samochody osobowe stanowiące środki trwałe albo na podstawie umowy leasingu w sposób mieszany (zarówno w działalności i prywatnie), mogą zaliczyć do kosztów firmowych jedynie 75% wydatku z każdej faktury dokumentującej koszt eksploatacyjny danego samochodu osobowego. Wartość ta będzie stanowić 75% z kwoty netto powiększonej o 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu.

Prywatny pojazd a koszty użytkowania samochodu osobowego

Podatnicy będący czynnymi podatnikami VAT, użytkujący samochody osobowe, które stanowią własność podatnika, ale nie są środkami trwałymi w firmie (nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych), mogą ująć w kosztach firmy jedynie 20% z kwoty netto oraz 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu. Wyjątkowo w tej grupie kosztów ograniczeniu 20% podlega także wartość polisy ubezpieczeniowej na dany prywatny samochodów osobowy.

Koszty użytkowania samochodu osobowego u podatnika zwolnionego z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT posługują się limitem 150 000 zł, jako odnośnikiem w stosunku, do którego będą przyrównywać wartość brutto samochodu osobowego dla celów ustalenia możliwych kosztów do ujęcia w księgach firmy.

Wartość, jaką przyjmą do ustalania wartości początkowej środków trwałych, od której odpisy amortyzacyjne będą stanowić koszty firmy, będzie stanowiła wartość wynikająca z faktury w kwocie brutto (lub kwota wynikająca z umowy zakupu). Wartość limitu 150 000 zł podzielona przez wartość brutto samochodu osobowego spowoduje otrzymanie współczynnika, przez który podatnik pomnoży miesięczny odpis amortyzacyjny. Otrzymany wynik będzie stanowić koszt firmy możliwy do zaksięgowania w księgach firmy.

Z kolei limit 150 000 zł u podatników zwolnionych z VAT, którzy wzięli w leasing samochód osobowy będzie podzielony przez wartość brutto pojazdu wynikającej z umowy leasingu.

Zatem inaczej niż u czynnych podatników VAT, u których wartość, jaką podatnik odnosi do limitu 150 000 zł jest wartość netto z umowy lub faktury + 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu.

Otrzymany współczynnik z powyższych obliczeń znajdzie zastosowanie do obliczenia kosztów stanowiących koszty firmowe możliwe do ujęcia w księgach firmy z polis liczonych od wartości samochodów osobowych (stanowiących środki trwałe lub wzięte w leasing).

Pozostałe koszty eksploatacyjne użytkowania samochodu osobowego podatnika zwolnionego z VAT a środek trwały i prywatny pojazd

Podatnik zwolniony z VAT podobnie jak czynny może ująć 75% kosztów, ale kwoty brutto z otrzymanej faktury (dokumentującej wydatek dotyczący samochodu osobowego). Mowa tutaj o samochodach osobowych stanowiących środek trwały albo użytkowany na podstawie umowy leasingu. Jeżeli natomiast podatnik użytkuje samochód prywatny będący jego własnością w firmie, wówczas ujmie w księgach tylko 20% wartości brutto wynikającej z faktury dotyczącej wydatku eksploatacyjnego takiego samochodu. Wyjątkowo 20% będzie dotyczyć także polisy ubezpieczeniowej takiego samochodu prywatnego (OC, AC, innych).

Kupno samochodu na firmę (ze środków własnych lub z kredytu)

Samochód osobowy o wartości przekraczającej 10.000 złotych (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku nievatowców)-musi wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Należy go również poddać amortyzacji - zgodnie z regulacjami wynikającymi z ustawy o PIT.

Czyli nie możemy jednorazowo ująć w kosztach zakup samochodu chyba że jego wartość jest poniżej kwoty 10 000 zł.

Przedsiębiorca może zastosować dwie metody amortyzacji w zależności od tego, czy to samochód nowy, czy używany:

1. liniową - standardowy okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 5 lat (60 miesięcy), przy zastosowaniu stawki 20% z wykazu stawek,
2. ze stawką indywidualną - w przypadku samochodu używanego (używanego przed nabyciem co najmniej pół roku) stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku.

UWAGA: pamiętamy o limitach dotyczący wysokości odpisów amortyzacyjnych, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Kupno samochodu na firmę w formie leasingu

Nabywanie pojazdów do firmy w formie leasingu dostępne jest w formie :

• Leasingu operacyjnego,
• Leasingu finansowego.

Ten pierwszy zakłada, że przedmiot umowy jest składnikiem majątku finansującego, co nakłada na niego obowiązek amortyzacji. Leasing finansowy to odwrotna sprawa - leasingobiorca wpisuje go do swoich środków trwałych i dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Leasing operacyjny jest bardziej popularny - powodem są przede wszystkim mniejsze koszty na początku okresu leasingowego. Wpływ może mieć też to, że w leasingu finansowym VAT trzeba wpłacić z góry.

Podmiot korzystający z leasingu operacyjnego do kosztów uzyskania przychodu możne zaliczyć opłatę wstępną oraz raty leasingowe.

UWAGA: W tym przypadku również wysokość limitu uzależniona jest od rodzaju posiadanego pojazdu. Dla samochodów spalinowych będzie to wartość 150 tys. zł (netto u czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych). Dla pojazdów o wartości mieszczącej się w limicie do kosztów uzyskania przychodu ująć można całą raty leasingowej. Kwota przewyższająca wartość należy wyliczyć w proporcji do ustalonego limitu, który będzie dotyczył każdej raty leasingowej.

W przypadku pojazdu w leasingu koszty eksploatacyjne analogicznie, jak w środkach trwałych ujmowane są w limicie 75% (użytek mieszany) lub 100% (użytek firmowy).

Samochód w leasingu a odliczenie VAT

Odliczanie VAT od aut osobowych wziętych w leasing co do zasady jest identyczne jak przy kupnie na fakturę. Jeśli będzie on wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i związanych z prowadzoną działalnością, podatnikowi przysługuje możliwość odliczenia 50% podatku VAT od rat leasingowych, innych opłat przewidzianych umową leasingową, jak i kosztów związanych z bieżącym użytkowaniem samochodu w tym od zakupu paliwa. Aby uzyskać prawo do pełnych odliczeń podatku VAT, należy zarejestrować samochód firmowy w US, prowadzić kilometrówkę do VAT i stworzyć odpowiedni regulamin.

Zakup samochodu ze środków własnych, kredyt czy leasing?

Przy wyborze sposobu kupna auta osobowego dla firmy trzeba patrzeć nie tylko z perspektywy majątkowej, lecz także podatkowej. Leasing operacyjny rozkłada koszty kupna w czasie, a więc płynność finansowa jest mniej zakłócona. W tym przypadku samochód nie jest składnikiem majątku firmy, więc nie dokonuje się odpisów w ramach amortyzacji. Koszty to opłaty leasingowe i wydatki na eksploatację.

Jeśli chodzi o kupno samochodu na gotówkę ,to w grę wchodzi jednorazowy wydatek, stanowiący spore obciążenie dla firmy. Korzyści w sferze podatków także nie wyglądają zachęcająco - nie można wpisać wydatku bezpośrednio w koszty, trzeba posłużyć się rozłożonymi w czasie odpisami amortyzacyjnymi.

Jeżeli weźmiemy pod uwagę koszt kredytu to wszystko zależy od kosztów finansowania. Tu należy porównać ogólny koszt kredytowy/leasingowy, dostępność i zdolność kredytową.

Decyzja o wybraniu metody kupna auta osobowego dla firmy jest zależna od mnóstwa zmiennych. Trzeba mieć na uwadze majątek przedsiębiorcy, typ firmy oraz będące w perspektywie korzyści podatkowe. Aby dobrze wybrać, warto oszacować opłacalność dostępnych alternatyw.