Aktualnie obowiązujące przepisy ustaw podatkowych określają limity transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami za pośrednictwem rachunku bankowego.
Obecnie obowiązuje limit płatności gotówkowych 15.000 zł. Oznacza to, że zapłata za nabywany towar czy usługę może być dokonywana gotówką do kwoty 15.000 zł, a jeżeli dana transakcja przekracza kwotę 15.000 zł brutto, to już zapłata za całą fakturę powinna być dokonana w formie bezgotówkowej.
W 2024 r. wspomniany limit zostanie obniżony do 8 000 zł. Ponadto zostanie wprowadzony nowy limit w kwocie 20 000 zł dla transakcji między przedsiębiorcami a konsumentami (B2C).

Należy być wyjątkowo czujnym w przypadku transakcji między przedsiębiorcami, których wartość przekracza kwotę 15 000 zł, gdyż wtedy nie mamy  prawa do kosztów. W pewnych przypadkach może to  narazić nas również  na odpowiedzialność solidarną za VAT Twojego  kontrahenta, odpowiedzialność karnoskarbową lub sankcje w wysokości 30% VAT z danej faktury.

Czym jest transakcja?

Z odpowiedzi Ministra Rozwoju i Finansów wynika, że przez transakcję należy rozumieć taką czynność prawną (umowę), w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność.

O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych.

Dlatego też, gdy podatnik podpisze umowę handlową ze sprzedawcą, z której będzie wynikać, iż otrzyma kilka faktur w ramach realizacji jednej transakcji (wynikającej z umowy) to wszystkie faktury (suma kwot z umów) otrzymane przez podatnika na podstawie tej umowy płatne gotówkowo będą stanowiły jedną transakcję w odniesieniu do ustalenia limitu gotówkowego 15.000zł.

Dlatego musimy o tym pamiętać zanim opłacimy fakturę !

Transakcje z podmiotami niebędącymi czynnymi podatnikami VAT

W przypadku transakcji z podmiotem niebędącym czynnym podatnikiem VAT, której kwota przekracza 15 000 zł, powinieneś dokonać zapłaty na rachunek bankowy lub w inny bezgotówkowy sposób (np. karta płatnicza, płatności online, BLIK). Kwota transakcji, która zostanie opłacona gotówką, nie będzie mogła zostać uznana za koszt uzyskania przychodów.

Transakcje z czynnymi podatnikami VAT

Natomiast gdy Twoim dostawcą lub usługodawcą jest czynny podatnik VAT, samo zrealizowanie przelewu na rachunek bankowy jest niewystarczające. W takiej sytuacji należy zrealizować przelew na rachunek z białej listy podatników VAT. W przeciwnym razie nie będziesz miał prawa do zaksięgowania wydatku w koszty, chyba że skorzystasz z jednego z rozwiązań, o których mowa poniżej.

W sytuacji gdy kwota transakcji przekroczy 15 000 zł, a przelew na rzecz czynnego podatnika VAT zostanie zrealizowany na inny rachunek bankowy niż widniejący na białej liście w dniu jego realizacji, wówczas prawodawca umożliwia zaliczenie tej kwoty do kosztów, pod warunkiem zawiadomienia (na formularzu wedle ustalonego wzoru – ZAW-NR) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Niemniej jednak, jeżeli opłacisz fakturę na rachunek spoza białej listy podatników VAT, ale przy dokonywaniu płatności zastosujesz mechanizm podzielonej płatności (MPP-split payment), możliwe będzie zaliczenie wydatku do kosztów bez konieczności składania zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego. Wygląda to na zachętę do częstszego stosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Odpowiedzialność solidarna przy transakcjach przekraczających 15 000 zł

W razie niezłożenia ZAW-NR i jednoczesnym niezastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, oprócz utraty możliwości zaksięgowania wydatku jako koszt uzyskania przychodów, podatnik odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie (biała lista).

Przykład limitu transakcji pomiędzy przedsiębiorcami B2B

Przedsiębiorca podpisał z drugim przedsiębiorcą umowę najmu lokalu biurowego  na okres jednego roku. Miesięczny czynsz najmu wynosi 3 000 zł netto, czyli 3 690 zł brutto, więc wartość żadnej faktury ani płatności nie przekracza 15 000 zł. Transakcja jednak opiewa na wyższą kwotę. Jej wartość to 44 280 zł (3 690 zł × 12 miesięcy).

W takim przypadku wszystkie przelewy powinny być zrealizowane na rachunek z białej listy, chyba że zostanie złożone zawiadomienie ZAW-NR lub wszystkie przelewy będą zrealizowane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Kwestia umów leasingowych

Większość małych podatników korzysta z umów leasingu, które obligują ich do dokonywania płatności rat leasingowych. Jeżeli podatnik zdecydowałby się dokonywać zapłaty gotówką za te raty i jednocześnie chciałby ująć w koszty firmy sumy tych rat, wówczas umowa leasingu musiałaby opiewać na wartość maksymalnie 15.000zł brutto. Zatem w tym wypadku podatnik powinien wziąć pod uwagę wartość umowy leasingu, jako wartość pojedynczej transakcji i przyrównać tę wartość do limitu gotówkowego 15.000zł.

Kontrahent z zagranicy

Jeżeli podatnik zakupi za gotówkę towar lub usługę także od kontrahenta zagranicznego (dotyczy tylko firm) o wartości powyżej 15.000zł (wartość w walucie przeliczona na polskie złote) to niestety nie będzie mógł ująć ten zakup w koszty firmy.

Obowiązek opłacenia faktury z zastosowaniem MPP

Czasami wymagane jest opłacenie faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Na przykład wówczas, gdy którykolwiek zakupiony towar lub usługa na fakturze są wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i kwota faktury (przy MPP liczy się kwota faktury a nie transakcji) przekracza 15 000 zł.

Za przykład towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT można podać:

• Aparaty fotograficzne cyfrowe, kamery cyfrowe
• sprzęt elektroniczny np. komputery ,telefony, smartfony,
• części do pojazdów samochodowych i motocykli,
• usługi budowlane i montażowe, malarskie, szklarskie.

Załóżmy, że nabywca otrzyma fakturę, na której będą znajdowały się towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i kwota faktury będzie większa niż 15 000 zł. Aby móc zaliczyć ten wydatek w koszty, nabywca będzie zobowiązany do zrealizowania przelewu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Inna niż przelew zapłata za pośrednictwem rachunku płatniczego (np. karta płatnicza, płatność online, BLIK) w tym przypadku będzie nieprawidłowa i pozbawi prawa do kosztów.

Dodatkowo, jak wynika z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik dokonał płatności bez zastosowania MPP, kiedy miał taki obowiązek, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Tych przykrych konsekwencji można uniknąć jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczył całą kwotę podatku (VAT) wynikającą z faktury. Jak widzisz, w takich okolicznościach wszystko jest w rękach kontrahenta, co jest niekomfortową i niepewną sytuacją.

Kiedy obowiązkowy split payment MPP?

• dostawcza jest czynnym podatnikiem VAT
• faktura przekracza kwotę 15 tys zł
• faktura dotyczy usługi, towaru z załącznika nr 15 Ustawy VAT

wtedy :

• płatność przelewem z zastosowaniem MPP

w przeciwnym razie:

• brak możliwości zaksięgowania faktury w koszty

sankcja 30% vat lub odpowiedzialność karnoskarbowa

Ze względu na fakt, że w załączniku nr 15 do ustawy o VAT znajduje się wiele pozycji, część przedsiębiorców nie chcąc go analizować i liczyć, że wystawca faktury wywiąże się z obowiązku naniesienia na fakturze adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności, przyjęło zasadę, że opłaca split paymentem wszystkie faktury, których kwota przekracza 15 000 zł.

Miej świadomość, że jeśli sprzedajesz towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, to na fakturze zawierającej te towary lub usługi, której kwota przekracza 15 000 zł, musisz nanieść wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Jeśli tego nie zrobisz, to przed nieprzyjemnymi konsekwencjami (sankcja 30% VAT lub odpowiedzialność karnoskarbowa) uratuje Cię nabywca, o ile opłaci fakturę split paymentem. Jeśli tego nie zrobi, obaj jesteście w niedobrym położeniu.

Jak uratować koszty?

W razie zrealizowania przelewu na rachunek spoza białej listy i bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności, jest jeszcze możliwość uratowania kosztów.

Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że w razie wykonania przelewu na rachunek spoza białej listy (transakcja przekraczająca kwotę 15 000 zł), późniejszym otrzymaniu zwrotu od kontrahenta i ponownym wykonaniu przelewu w prawidłowy sposób, podatnik powinien zachować prawo do uznania wydatków za koszt uzyskania przychodów.

Natomiast w indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 13 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.534.2021.2.MS dotyczącej obowiązku opłacenia faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że zwrot środków od kontrahenta i ponowna zapłata, tym razem z zastosowaniem MPP daje możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.