Od 1 stycznia 2019 roku weszła w życie ulga podatkowa nazwana IP Box. Ulga jest więc dostępna zarówno dla indywidualnych przedsiębiorców opłacających PIT, jak i dla spółek i osób prawnych, które podlegają CIT. IP Box ma na celu pobudzenie rynku nowych technologii i innowacji poprzez obniżenie do 5% stawki podatku dochodowego PIT i CIT dla dochodów uzyskanych z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w miejsce stawki:
• 12/32% – zasady ogólne PIT,
• 19% – podatek liniowy PIT,
• 9/19% – podatek CIT.
Należy pamiętać, że skorzystanie z tej ulgi możliwe jest dopiero w zeznaniu rocznym, co oznacza, że dochody uzyskane w trakcie roku z kwalifikowanych praw własności intelektualnej opodatkować należy zgodnie z pierwotnie wybraną formą opodatkowania, a dopiero po zakończeniu roku można wystąpić o zwrot różnicy podatku. Oczywiście, aby skorzystać z proponowanej zniżki, trzeba spełniać pewne wymogi. Do najważniejszych z nich należą:
• konieczność prowadzenia w ramach swojej działalności gospodarczej – działalności badawczo-rozwojowej,
• wytworzenie (ewentualnie rozwinięcie lub ulepszenie już istniejącego), kwalifikowanego IP (tj. kwalifikowanego prawa własności intelektualnej) – w ramach własnej działalności badawczo-rozwojowej,
• osiągnięcie dochodu z kwalifikowanego IP, który podlega opodatkowaniu w Polsce,
• poniesienie kosztów w związku z wytworzeniem, rozwinięciem lub ulepszeniem kwalifikowanego IP,
• konieczność prowadzenia odrębnej ewidencji zdarzeń gospodarczych zawierającej wszystkie operacje gospodarcze związane z dochodami z kwalifikowanych IP.
Warunkiem skorzystania z preferencji jest więc spełnienie powyższych wymogów. Oprócz tego, należy uzyskać pozytywną indywidualną interpretację organu podatkowego, aby zwiększyć na przyszłość bezpieczeństwo stosowania ulgi.

Kwalifikowane IP to wytworzone, rozwinięte lub ulepszone przez programistę w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo–rozwojowej prawo własności intelektualnej, czyli autorskie prawo do programu komputerowego.
Kwalifikowane IP (autorskie prawo do programu komputerowego) podlega ochronie prawnej na podstawie przepisów ustawowych: ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Należy więc ustalić czy rozwinąłeś lub ulepszyłeś kwalifikowane IP w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.
Działalność ta powinna być potwierdzona przez realizowane projekty i ich dokumentację.
Co to jest działalność badawczo-rozwojowa?
Działalność badawczo-rozwojowa oznacza „działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”
Czy twoja działalność jest twórcza?
To znaczy, czy polega na opracowywaniu nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.
Czy prowadzisz prace rozwojowe?
Prace rozwojowe to „działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług – z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń”
Czy prowadzisz prace w sposób systematyczny?
To znaczy, czy zaplanowałeś i przeprowadziłeś chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.
Czy wykorzystałeś zasoby wiedzy do tworzenia nowych zastosowań?
To znaczy, czy wykorzystałeś dostępną wiedzę i umiejętności w celu zwiększenia zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług (również w formie nowych technologii).

Przykłady prac, które można zaliczyć do działalności badawczo-rozwojowej :
• tworzenie nowych systemów operacyjnych lub języków;
• projektowanie i wdrażanie nowych wyszukiwarek opartych na oryginalnych technologiach;
• działania zmierzające do rozwiązywania konfliktów w ramach sprzętu lub oprogramowania w oparciu o proces reorganizacji systemu lub sieci;
• tworzenie nowych lub bardziej wydajnych algorytmów w oparciu o nowe techniki;
• tworzenie nowych i oryginalnych technik szyfrowania lub zabezpieczeń.
Co NIE jest działalnością badawczo-rozwojową?
Prace, które nie są działalnością badawczo-rozwojową to:
• tworzenie aplikacji biznesowych i systemów informatycznych na podstawie znanych metod i istniejących narzędzi informatycznych;
• dodawanie funkcjonalności dla użytkownika w istniejących programach użytkowych (w tym podstawowe funkcje związane z wprowadzaniem danych);
• tworzenie stron internetowych lub oprogramowania przy użyciu istniejących narzędzi;
• stosowanie standardowych metod szyfrowania, weryfikacji bezpieczeństwa i testowania integralności danych;
• dostosowanie produktu do konkretnego zastosowania, chyba że w trakcie tego procesu wytworzona zostanie wiedza, która znacząco ulepszy program podstawowy;
• rutynowe usuwanie błędów w istniejących systemach i programach, chyba że ma to miejsce przed zakończeniem procesu prac rozwojowych.

Poniżej przedstawiam listę zawodów która jest poglądowa:
• Programista,
• Tester automatyczny,
• UI/UX Designer,
• Kierownik projektu/PM (zdarzają się pojedyncze pozytywne interpretacje),
• DevOps – pojedyncze pozytywne interpretacje,
• Product Owner/Business Analyst – na zasadzie wyjątku,
Pamiętaj, że sam fakt, że zajmujesz któreś z tych stanowisk nie daje jeszcze 100% pewności prawa skorzystania z ulgi. Liczy się bowiem nie nazwa stanowiska, ale zakres czynności, które FAKTYCZNIE wykonujesz.

Skorzystanie z tej ulgi przez programistę jest możliwe po łącznym spełnieniu poniższych warunków:
• prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej w ramach swojej działalności gospodarczej,
• wytwarzanie (rozwijanie lub ulepszanie) kwalifikowanego IP – w tym wypadku autorskiego prawa do programu komputerowego,
• uzyskanie dochodu (straty) z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej,
• poniesienie wydatków związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową,
• prowadzenie odrębnej ewidencji zdarzeń gospodarczych dla celów ulgi IP Box.


Finansów w swoich objaśnieniach udostępniło diagram, który ma pomóc podatnikom w zrozumieniu, w jakich wypadkach możliwe jest skorzystanie z ulgi IP Box.
Za pomocą poniższego schematu sprawdzisz, czy możesz skorzystać z IP box:

źródło link

Stanowisko Ministerstwa Finansów wskazane w objaśnieniach podatkowych dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej IP Box jednoznacznie mówi o tym, że preferencyjna stawka opodatkowania nie może być stosowana przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku.
Tak więc podatnik PIT, który kwalifikuje się do skorzystania z ulgi IP Box, przy obliczaniu zaliczek stosuje w ciągu roku stawkę zgodną z wybraną wcześniej formą opodatkowania tj. na zasadach ogólnych (12%, 32%) lub podatku liniowego (19%). Innymi słowy, podatnik przez cały rok podatkowy wpłaca zaliczki na podatek dochodowy w pełnej wysokości, a dopiero przy rozliczeniu rocznym (PIT-36 w przypadku zasad ogólnych lub PIT-36L w przypadku podatku liniowego), może skorzystać z ulgi IP Box, załączając do zeznania rocznego za dany rok załącznik PIT/IP.
W załączniku tym należy wskazać łączne przychody, koszty podatkowe, dochody, straty, dochody podlegające opodatkowaniu stawką 5% oraz dochody, które nie będą podlegały tej uldze. Dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej wykazuje się w zeznaniu podatkowym za rok, w którym został on osiągnięty.
Jeżeli przy rozliczeniu rocznym okaże się, że nastąpiła nadpłata, wówczas urząd skarbowy w pierwszej kolejności zalicza tę nadpłatę na poczet zaległości oraz bieżących zobowiązań podatkowych. Jeżeli podatnik takich zaległości nie ma, nadpłata zostanie zwrócona na wskazany przez niego rachunek bankowy. Na wniosek podatnika urząd może również należną mu nadpłatę zatrzymać na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. A co w przypadku, kiedy w danym roku kalendarzowym koszty przewyższają dochody z kwalifikowanego IP?
Wówczas powstaje strata podatkowa. Należy tu zaznaczyć, że poniesiona strata z kwalifikowanych praw własności intelektualnej nie może obniżać dochodu z innych źródeł podatnika, np. ze standardowej działalności. Przepisy stanowią również, że nie można łączyć dochodów / strat z różnych kwalifikowanych IP w jednym rozliczeniu, co oznacza, iż nie można pomniejszyć dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej „A”, poniesioną stratą z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej „B”. Może być jednak tak, że wytworzone w jednym roku podatkowym prawo własności intelektualnej „B”, którego koszty wytworzenia były większe w tym roku od przychodów z jego komercjalizacji (a więc wygenerowało w tym roku stratę) – przyniesie z kolei przychody w roku następnym. Wówczas stratę na tym prawie można będzie skompensować z dochodem z tego prawa uzyskanym w roku następnym.
Na tych zasadach dochód o powstałą stratę z IP Box podatnik będzie mógł obniżać przez 5 kolejnych lat

W większości przypadków organy podatkowe sprawdzają, czy zwrot się podatnikowi należy. Urząd prosi np. o to byśmy przedstawili umowy klienta, na podstawie których przenosi, sprzedaje bądź udziela licencji na prawa autorskie do programu komputerowego.
W przypadku indywidualnych podatników – co jest raczej regułą – urzędy skarbowe proszą o ewidencję IP Box, czyli ewidencję przychodów i kosztów. Czasami zadają dodatkowe pytania, proszą o dostarczenie interpretacji indywidualnej potwierdzającej, że dany podatnik może skorzystać z IP Box.
Proces uzyskiwania zwrotu ulgi IP Box wymaga trochę czasu i może niektórych stresować.
Jednak jest to zdecydowanie do przejścia, nie stanowi wielkiej uciążliwości, a z upływem kolejnych lat urzędnicy są coraz lepiej zorientowani w działaniu IP Box i podchodzą do tej ulgi, jak do każdej innej. Zazwyczaj proces odzyskania pieniędzy nie trwa bardzo długo: są to maksymalnie dwa kontakty z urzędem, czasami dodatkowe pytania, a następnie pieniądze są po prostu zwracane.
Jeżeli urząd skarbowy przekona się, że za pierwszy rok wszystko się zgadzało, to w następnych latach następuje to praktycznie automatycznie. Bardzo rzadko zdarza się ponawianie procedury sprawdzającej w następnych latach.
Technicznie procedura skorzystania z ulgi wygląda tak, że przygotowujemy rozliczenie IP Box na przykład za 2020 rok, składamy korektę PIT (lub CIT) za dany rok, do korekty dołączamy załącznik do PIT-IP (lub CIT-IP), gdzie wykazujemy dochód, ewentualnie stratę z IP Box, liczbę kwalifikowanych praw IP oraz kalkulację podatku według stawki 5%, i wnosimy o zwrot nadpłaty, czyli różnicy pomiędzy podatkiem obliczonym wg normalnej stawki, a podatkiem z zastosowaniem stawki IP Box.
Warto wiedzieć także, że nie ma przeszkód, aby IP Box rozliczyć wstecz. Można się cofnąć maksymalnie do 2019 roku bo od wtedy istnieją przepisy dotyczące IP Box tej ulgi. Jednak nadal koniecznie trzeba utworzyć odpowiednią ewidencję.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, czyli relacji pomiędzy Tobą a Twoim klientem . Dlatego nie jest ona ważna przez żaden konkretny okres. Można się nią posługiwać do czasu , gdy Twoja sytuacja nie uległa zmianie lub zmianie nie uległy przepisy pozwalające na rozliczenie IP Box

Jeśli na zadane pytania odpowiesz nie po myśli urzędnika, to będzie miał on punkt zaczepienia do dalszych pytań lub wydania negatywnej interpretacji. Dlatego ważne jest aby robić to zawszę z pomocą doradcy podatkowego lub prawnika.
Przykłady kilku pytań a jest ich kilkanaście:
• Komu i na jakich zasadach przysługują prawa autorskie do stworzonych/tworzonych programów komputerowych?
• Czy poszczególne części stanowią element wytwarzanego przez Pana programu komputerowego, czy też poszczególne części stanowią elementy programu komputerowego, który jest tworzony we współpracy z innymi specjalistami?
• Czy jest/będzie Pan właścicielem czy współwłaścicielem wytworzonego/wytwarzanego programu komputerowego podlegającego ochronie na podstawie art. 74 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych?
• W jaki sposób i w którym momencie następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych do programów komputerowych, gdy stanowią one współwłasność wielu specjalistów?
• W jaki sposób majątkowe prawa autorskie wytwarzanego oprogramowania (ewentualnej części oprogramowania) są przez Wnioskodawcę przenoszone na Kontrahentów (proszę wskazać, jak wygląda przeniesienie tych praw, jakie czynności obejmuje)
• Czy sposób „przeniesienia” każdego z majątkowych praw autorskich następuje zgodnie z wymogami przewidzianymi w przepisach ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności z zachowaniem art. 41 oraz art. 53 tej ustawy?

Wydanie interpretacji jest obciążone opłatą, która wynosi 40 zł od jednego stanu faktycznego. Jeżeli w jednym wniosku zawartych jest kilka pytań (a to jest regułą), to KIS traktuje każde z nich jako osoby stan faktyczny. Dlatego kalkulując opłaty związane z wnioskiem o interpretację należy (w dużym uproszczeniu): pomnożyć wartość 40 zł przez ilość pytań jakie zadaliśmy. Kwota ta dotyczy udzielenia odpowiedzi i nie podlega zwrotowi, jeżeli otrzymasz dla siebie interpretację niekorzystną. W sprawach dotyczących IP Box wnioski najczęściej składają się od kilku do kilkunastu pytań. Dodatkowymi kosztami jest skorzystanie z pomocy ekspertów podatkowych. I tutaj stawki na rynku są bardzo różne. Kształtują się na poziomie od 1000 zł do 3000 zł.

Pytania dodatkowe często są testem na czujność podatnika i niejednokrotnie dają podstawę do wydania interpretacji negatywnej lub odmowy wydania interpretacji w ogóle. Urzędnicy potrafią pytać o intencje lub zadawać dość dokładne pytania, na przykład o relacje pomiędzy klientem, a dostawcą usług. Ważne jest udzielenie odpowiedzi zgodnie z prawdą, a zarazem uniknięcie potencjalnych pułapek interpretacyjnych. Ogromną rolę gra tutaj terminologia użyta w opisie stanu faktycznego we wniosku, a w szczególności w odpowiedzi na pytania dodatkowe. Jest to proces trudny, specjalistyczny, wymagający wprawy i dobrego zorientowania w prawie podatkowym. Można przytoczyć głośny przypadek wyroku NSA, który był szeroko komentowany – szczególnie w branży IT. Wyrok NSA wykluczył możliwość skorzystania z IP Box, jeżeli jesteśmy programistami i pracujemy w zespole tworzącym oprogramowanie. To jest przykład tego, że występując o interpretację ktoś błędnie sformułował wniosek a następnie walczył przed sądem (i przegrał), zamiast złożyć nowy wniosek do KIS, w którym by bardziej precyzyjnie i trafnie opisał to, co robi. Ten przypadek pokazuje, że możemy stracić czas, pieniądze i szanse na skorzystanie z ulgi, gdy niewłaściwie pokierujemy sprawy na początkowym etapie. Zatem często warto już od samego początku skorzystać z usług specjalisty, który wie jak zaadresować poszczególne kwestie. W przytoczonym przykładzie praca w zespole programistycznym absolutnie NIE JEST powodem uznania, że członkom zespołu nie przysługuje prawo do skorzystania z IP Box. Ważne jednak, by w swoich wnioskach do KIS prawidłowo opisali swoją rolę w zespole i to, co jest efektem pracy każdego z nich z osobna.

W odpowiedzi na wniosek możemy otrzymać interpretację negatywną, często zdarza się również, że dostajemy interpretację, która odpowiada pozytywnie na dwa pytania, a na kolejne trzy odpowiada negatywnie. Aby odpowiednio zareagować, należy w każdym konkretnym przypadku sprawdzić, na czym organ oparł swą decyzję, czy ma rację, co jest do naprawienia, czy my się pomyliliśmy oraz jak dane stanowisko KIS odnosi się do wcześniejszych interpretacji czy wyroków. To jest zawsze indywidualna kwestia.

Jakie są możliwość działania? Możemy niekorzystną dla nas interpretację albo postanowienie o odmowie wydania interpretacji zaskarżyć do sądu administracyjnego (w pierwszej instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego). A jeżeli przed tym sądem przegramy, lecz będziemy widzieli sens dalszego postępowania, to można złożyć skargę kasacyjną do NSA w Warszawie i uzyskać wyrok ostateczny. Sądy mogą uchylić interpretację, ale mogą też stwierdzić, że skarga jest niezasadna, a interpretacja nie budzi zastrzeżeń. Możliwość, którą warto również rozważyć, to ponowne skierowanie skorygowanego wniosku do KIS. Czasami zdarza się, że niefortunne sformułowanie decyduje o tym, że dostajemy odpowiedź negatywną, a moglibyśmy dostać pozytywną, gdybyśmy inaczej zadali pytanie. Jeżeli tak się zdarzy – można próbować ponownie. Jednak warto zrobić wszystko, aby nie iść na drogę sądową, która jest długa i żmudna. Sądy nie zawsze dostatecznie uwzględniają realia biznesowe, zdarzają się też niestety wyroki po prostu dla zasady niekorzystne. Coroczne statystyki orzecznictwa polskich sądów w sprawach podatkowych pokazują, że zdecydowanie częściej wygrywają przed nimi organy podatkowe, niż podatnicy. Większość prawników i doradców podatkowych powie, że nie warto walczyć z urzędem, jeżeli nie trzeba.

W odpowiedzi na wniosek możemy otrzymać interpretację negatywną, często zdarza się również, że dostajemy interpretację, która odpowiada pozytywnie na dwa pytania, a na kolejne trzy odpowiada negatywnie. Aby odpowiednio zareagować, należy w każdym konkretnym przypadku sprawdzić, na czym organ oparł swą decyzję, czy ma rację, co jest do naprawienia, czy my się pomyliliśmy oraz jak dane stanowisko KIS odnosi się do wcześniejszych interpretacji czy wyroków. To jest zawsze indywidualna kwestia.

Jakie są możliwość działania? Możemy niekorzystną dla nas interpretację albo postanowienie o odmowie wydania interpretacji zaskarżyć do sądu administracyjnego (w pierwszej instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego). A jeżeli przed tym sądem przegramy, lecz będziemy widzieli sens dalszego postępowania, to można złożyć skargę kasacyjną do NSA w Warszawie i uzyskać wyrok ostateczny. Sądy mogą uchylić interpretację, ale mogą też stwierdzić, że skarga jest niezasadna, a interpretacja nie budzi zastrzeżeń. Możliwość, którą warto również rozważyć, to ponowne skierowanie skorygowanego wniosku do KIS. Czasami zdarza się, że niefortunne sformułowanie decyduje o tym, że dostajemy odpowiedź negatywną, a moglibyśmy dostać pozytywną, gdybyśmy inaczej zadali pytanie. Jeżeli tak się zdarzy – można próbować ponownie. Jednak warto zrobić wszystko, aby nie iść na drogę sądową, która jest długa i żmudna. Sądy nie zawsze dostatecznie uwzględniają realia biznesowe, zdarzają się też niestety wyroki po prostu dla zasady niekorzystne. Coroczne statystyki orzecznictwa polskich sądów w sprawach podatkowych pokazują, że zdecydowanie częściej wygrywają przed nimi organy podatkowe, niż podatnicy. Większość prawników i doradców podatkowych powie, że nie warto walczyć z urzędem, jeżeli nie trzeba.

Pozytywna interpretacja z KIS oznacza potwierdzenie naszego prawa do korzystania z ulgi IP Box. Jeżeli sytuacja dotyczy roku bieżącego, to przy najbliższym rozliczeniu korzystamy już z tego prawa i rozliczamy się w sposób pozwalający na korzystanie z 5% stawki podatku dochodowego ,jeżeli dotyczy również lat poprzednich robimy korektę deklaracji rocznych i występujemy z wnioskiem o zwrot nadpłaty podatku.

Ewidencja IP Box jest to spis wszystkich informacji dotyczących kwalifikowanych praw własności intelektualnej wytwarzanych przez podatnika w ramach procesu badawczo-rozwojowego, dzięki którym możliwe będzie ustalenie wysokości przychodów, kosztów oraz dochodów związanych z IP Box w odniesieniu do każdego kwalifikowanego IP z osobna. To na jej podstawie wykazujemy w rozliczeniu rocznym nasz całkowity dochód oraz podatek z IP Box. Niepoprawnie prowadzona ewidencja skutkuje utratą prawa do ulgi.

1. Liczymy dochód:
   Programista musi ustalić przychody z kwalifikowanego IP oraz związane z nimi koszty, które w sposób bezpośredni i pośredni przyczyniły się do powstania tego przychodu.
   
2. Liczymy wskaźnik nexus:
   Wskaźnik nexus wyliczamy według wzoru:
   
   gdzie poszczególne litery wzoru oznaczają koszty faktycznie poniesione. Mamy więc koszty poniesione na:
   A – prowadzoną bezpośrednio przez programistę działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym IP,
   B – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym IP od podmiotu niepowiązanego z programistą,
   C – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym IP od podmiotu powiązanego z programistą,
   D – nabycie przez programistę kwalifikowanego IP.
   Wskaźnik proporcji nie może przekroczyć wartości 1.
   
   Uwaga! Do kosztów kwalifikowanych nie zalicza się kosztów:
   • Odsetek (np. odsetek od kredytu zaciągniętego na zakup nieruchomości)
   • Kosztów związanych z nieruchomościami (np. koszty nabycia i utrzymania nieruchomości, w której prowadzona jest działalność)
   • Opłat finansowych,
   • Innych kosztów niezwiązanych bezpośrednio z kwalifikowanym IP.
   Cel wskaźnika nexus
   
   Wskaźnik nexus pozwala ustalić jaka część dochodu kwalifikowanego może być opodatkowana 5% stawką. Ponoszenie znacznych kosztów z litery c i d wzoru, powoduje, że zmniejsza się kwota dochodu z kwalifikowanego IP, którą można opodatkować obniżoną stawką.
   Jednak w przypadku programisty, zazwyczaj pojawiają się tylko koszty z litery a i b wzoru. Co pozwoli na opodatkowanie całego dochodu kwalifikowanego 5% stawką podatku.
   Co się stanie, jeżeli programista nie ponosi, żadnych kosztów kwalifikowanych? Nie będzie mógł on skorzystać z preferencji IP box. Wynika to z matematycznego wyliczenia do wzoru nexus. Jeżeli „zero” pojawi się w liczniku i mianowniku wzoru – nie można wykonać operacji matematycznej dzielenia.
   Dlatego też, niesprawiedliwym rozwiązaniem wydaje się niemożliwość zastosowania 5% stawki podatku, jeżeli dochody kwalifikowane faktycznie wystąpiły (a nie pojawiły się tylko alokowane do nich koszty kwalifikowane).
   Jednak stanowisko to potwierdza Krajowa Informacja Skarbowa: „…jeżeli podatnik nie poniósł (…) kosztów określonych w lit. a lub b to NIE będzie miał możliwości skorzystania z preferencyjnego opodatkowania dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej według stawki 5%…”
   
3. Liczymy podstawę opodatkowania:
   Wysokość dochodu z kwalifikowanego IP ustala się jako iloczyn:
   dochodu z kwalifikowanego IP osiągniętego w roku podatkowym i wskaźnika nexus obliczonego według wzoru nexus Zatem dla zastosowania 5% podatku programista:
   Ustala dochód ze sprzedaży autorskiego prawa do programu komputerowego oraz Mnoży go przez ustalony wskaźnik nexus;
   
4. Przykład zastosowania IP BOX
   Programista wytworzył w ramach działalności badawczo-rozwojowej autorskie prawo do programu komputerowego (program do migracji danych). Jego przychody z kwalifikowanych IP w 2019 r. wyniosły 300 000 zł, natomiast koszty uzyskania przychodu z kwalifikowanych IP to 50 000 zł. Programista nie nabywał wyników prac badawczo-rozwojowych (b i c), ani kwalifikowanego prawa własności intelektualnej (d).
   Wyliczenie:
   Przychody z kwalifikowanego IP w 2019 r.: 300 000 zł
   Koszty z kwalifikowanego IP w 2019 r.: 50 000 zł
   Dochód w 2019 r. (przychody – koszty): 250 000 zł
   Wskaźnik (50 000 * 1,3/50 000): 1 (= 1,3 jednak nie więcej jak 1)
   Dochód z IP (250 000 * 1): 250 000 zł
   Podatek do zapłaty (250 000 * 5%): 12 500 zł
   
5. Najważniejsze zasady prowadzenia ewidencji:
   • Ewidencja musi być prowadzona tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.
   • Musi zawierać comiesięczne zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca.
   • Musi obejmować wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej do końca danego miesiąca kalendarzowego.
   • Musi obejmować narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań.
   • Musi być sporządzona w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
   • Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana.
   • Konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych miesięcy kalendarzowych.
   

Podatek płacimy od dochodu. A tym samym potrzebujemy kwoty przychodów i kosztów. Co do zasady, jeżeli wliczasz 70% przychodów do ulgi IP Box, to proporcjonalnie wliczasz również koszty. Tutaj mamy dwie pułapki. Pierwsza z nich dotyczy rodzaju kosztów. Powiedzmy, że jesteś programistą i wydajesz około 1 000 zł miesięcznie na artykuły biurowe, paliwo związane z dojazdem do klienta i księgowość. Takie koszty możesz wrzucić proporcjonalnie w stosunku do procentu przychodów. Poza działalnością programistyczną prowadzisz jeszcze sklep internetowy i masz koszty związane z utrzymaniem tego sklepu. Z uwagi na to, że nie są to koszty związane z usługami programistycznymi, nie możesz tej części kosztów uwzględniać. Powyższe dotyczy kosztów ogólnych – czyli takich, które związane są z całą Twoją działalnością. Jeżeli, jak już pisaliśmy wcześniej, masz też koszty związane wyłącznie z usługami programistycznymi (np. nabyłeś licencję na jakiś program narzędziowy wykorzystywany przy tworzeniu przez Ciebie kodu), albo koszty związane wyłącznie z inną działalnością (np. kupujesz opakowania dla towarów sprzedawanych w Twoim sklepie internetowym) – to w ich przypadku nie stosujesz proporcji, ale całe takie koszty przypisujesz do jednego z rodzajów Twojej działalności. Druga potencjalna pułapka to konieczność uwzględnienia wskaźnika Nexus – o którym już wspominałam wcześniej.
Analizując wydane już interpretacje indywidualne KIS można przyjąć, że kosztami działalności podlegającej pod IP Box są:
• Sprzęt komputerowy (komputer, laptop),
• Akcesoria komputerowe,
• Leasing laptopa,
• Sprzęt elektroniczny,
• Telewizor,
• Tablet,
• Telefon komórkowy,
• Smartwatch,
• Usługi telekomunikacyjne,
• Hosting,
• Domena,
• Opłaty za Internet,
• Licencje na oprogramowanie,
• Szkolenia i kursy branżowe,
• Literatura branżowa,
• Biurko, fotel,
• Koszty użytkowania samochodu (paliwo, ubezpieczenia, serwis),
• Leasing samochodu,
• Amortyzacja samochodu,
• Rower – zakup i eksploatacja,
• Usługi taxi,
• Składki na ubezpieczenie społeczne księgowane do kosztów (nie odliczone od zaliczki PIT),
• Usługi księgowe,
• Usługi doradcze,
• Meble biurowe,
• Materiały biurowe,
• Koszty podróży służbowych

W przypadku rozliczenia z urzędem skarbowym musimy wziąć pod uwagę dwie sytuacje:
a) rozliczenie za dany rok kalendarzowy Załóżmy, że prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i musisz rozliczyć się do końca kwietnia na PIT36L (rozliczasz się na podatku liniowym). W trakcie roku opłaciłeś podatek 19% od uzyskanego dochodu. A tym samym wiesz, że jeżeli od części z nich zastosujesz stawkę 5% – otrzymasz zwrot podatku. Aby urząd skarbowy wiedział jaką kwotę masz do zwrotu, musisz do swojego rozliczenia dołączyć PIT IP. Na tym załączniku wpisujesz wartości potrzebne do wyliczenia kwot ulgi IP Box. W przypadku, gdy to jest Twoje kolejne rozliczenie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że urząd zwróci Ci podatek bez czynności sprawdzających. Natomiast jeżeli pierwszy raz starasz się o zwrot, raczej musisz się liczyć z czynnościami sprawdzającymi. Kiedy Twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe – to oni będą to obsługiwać, a Ty nie musisz się niczym martwić.
b) korekta lat poprzednich Tak jak wcześniej pisałam, ulga IP Box może być rozliczana wstecz. Tym samym mogła wystąpić już sytuacja, że rozliczyłeś swój PIT za dany rok kalendarzowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami masz 5 lat na to, aby dokonać ewentualnej korekty. Co do zasady procedura jest taka sama jak przy bieżącym rozliczeniu. Jednak tym razem składasz korektę głównego PIT-u (np. PIT36L) i dołączasz do niego załącznik PIT IP.

Samo korzystanie z ulgi IP Box nie wyklucza korzystania z innych ulg, jeśli Ci przysługują. Sam fakt rozliczania się za pomocą IP Box zmienia jedynie stawkę podatku, a nie sposób rozliczania. Trzeba mieć świadomość, że korzystanie z podatku liniowego lub ryczałtowego eliminuje możliwość korzystania z większości ulg podatkowych.

Nie, nie trzeba dodatkowo powiadamiać urzędu skarbowego, ZUS-u, ani innej instytucji o rozliczaniu się w ten sposób. Jedyne powiadomienie to złożenie prawidłowego zeznania rocznego (lub jego korekty) z zastosowaniem załącznika IP.

Kiedy zakładamy jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG, należy wybrać kody PKD. Numer PKD informuje czym zajmuje się twoja firma, jaki jest jej profil działalności.
Programiści najczęściej wybierają kod PKD 62.01.Z – Działalność związana z oprogramowaniem Podklasa ta obejmuje pisanie, modyfikowanie, badanie, dokumentowanie i wspomaganie oprogramowania, włączając pisanie zleceń sterujących programami dla użytkowników. Podklasa ta obejmuje również analizowanie, projektowanie systemów gotowych do użycia:
rozbudowę, tworzenie, dostarczanie oraz dokumentację oprogramowania wykonanego na zlecenie określonego użytkownika, pisanie programów na zlecenie użytkownika, projektowanie stron internetowych.
Jeśli jednak chcemy korzystać z preferencji IP Box, warto rozważyć dodanie jeszcze jednego kodu PKD. Chodzi o:
PKD 72.19.Z – Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie pozostałych nauk przyrodniczych i technicznych. Podklasa ta obejmuje prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie nauk przyrodniczych i technicznych, innych niż biotechnologia, w zakresie:
• nauk przyrodniczych,
• nauk technicznych,
• nauk medycznych, włączając badania kliniczne,
• nauk rolniczych,
• między dyscyplinarnych nauk z przewagą nauk przyrodniczych i technicznych.
Numer ten informuje, że prowadzimy m.in. prace rozwojowe w zakresie nauk technicznych, takich jak informatyka, czy automatyka i robotyka.
Podstawą do skorzystania z preferencji IP BOX jest faktyczne prowadzenie prac badawczo-rozwojowych. Dlatego też warto rozważyć dopisanie PKD 72.19.Z jako profilu działalności aby podczas kontroli urząd skarbowy nie zakwestionował nam naszego rozliczenia.