ZAWIESZENIE DZIAŁALNOŚCI A FAKTURY W KSeF

Przedsiębiorca zawiesił prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej z dniem 1 kwietnia 2026 r. W okresie zawieszenia podjął pracę na podstawie umowy o pracę, jednak nadal pozostaje właścicielem składników majątku firmowego, w tym samochodu ujętego w ewidencji środków trwałych. Dodatkowo korzysta z telefonu zarejestrowanego na firmę.

W takiej sytuacji pojawiają się wątpliwości, czy sprzedaż środka trwałego oraz odbiór faktur kosztowych podlegają obowiązkom związanym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Sprzedaż środka trwałego w czasie zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza całkowitego wyłączenia przedsiębiorcy z obrotu gospodarczego. Przepisy Prawa przedsiębiorców dopuszczają w tym okresie wykonywanie określonych czynności, w tym zbywanie własnych środków trwałych.

Sprzedaż samochodu wykorzystywanego wcześniej w działalności gospodarczej jest traktowana jako czynność związana z tą działalnością, nawet jeśli następuje w okresie jej zawieszenia. Na gruncie ustawy o VAT oznacza to, że taka transakcja co do zasady podlega opodatkowaniu VAT i jest uznawana za sprzedaż firmową.

Jeżeli nabywcą samochodu jest inny podatnik VAT lub osoba prawna, sprzedający ma obowiązek udokumentować transakcję fakturą VAT. W przypadku gdy w danym momencie przedsiębiorca jest już objęty obowiązkiem korzystania z KSeF, faktura powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana za pośrednictwem tego systemu.

Sprzedaż na rzecz osoby prywatnej

Inaczej wygląda sytuacja, gdy samochód sprzedawany jest osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Faktury wystawiane w relacji B2C nie muszą być wystawiane w KSeF. Mogą zostać przekazane nabywcy w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej, np. jako plik PDF.

Przedsiębiorca może jednak dobrowolnie zdecydować się na wystawienie takiej faktury w KSeF, pod warunkiem uzgodnienia z konsumentem sposobu jej udostępnienia. W takim przypadku dokument powinien zawierać kod QR umożliwiający weryfikację faktury w systemie.

Faktury kosztowe w okresie zawieszenia

Zawieszenie działalności gospodarczej nie powoduje utraty statusu podatnika VAT w zakresie odbioru faktur. Przedsiębiorca może w tym czasie ponosić wydatki związane z zabezpieczeniem źródła przychodów, takie jak abonament telefoniczny.

Faktury za telefon zarejestrowany na firmę, zawierające numer NIP przedsiębiorcy, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będą wystawiane przez operatorów telekomunikacyjnych wyłącznie w tym systemie. Z chwilą nadania fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF uznaje się ją za skutecznie doręczoną nabywcy.

Oznacza to, że również w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca powinien monitorować KSeF i pobierać z systemu faktury kosztowe na potrzeby ewidencji i rozliczeń podatkowych.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków związanych z KSeF w odniesieniu do czynności, które są w tym okresie dopuszczalne i wywołują skutki podatkowe. Sprzedaż środka trwałego nadal jest traktowana jak sprzedaż firmowa, a faktury kosztowe wystawione na NIP przedsiębiorcy trafiają do KSeF niezależnie od statusu działalności.