ZAKUP MASZYNY LUB SPRZĘTU NA RATY – SPRAWDŹ, KIEDY STAJESZ SIĘ WŁAŚCICIELEM

Zakup maszyny, urządzenia czy innego sprzętu na raty jest częstym sposobem finansowania inwestycji w firmie. Przedsiębiorca otrzymuje sprzęt, zaczyna z niego korzystać i spłaca cenę w kolejnych ratach.

Wydawałoby się więc, że skoro urządzenie jest już wykorzystywane w działalności gospodarczej, można wprowadzić je do ewidencji środków trwałych i rozpocząć amortyzację.

Nie zawsze.

Problem pojawia się wtedy, gdy umowa sprzedaży, regulamin lub faktura zawiera zapis, zgodnie z którym własność rzeczy przechodzi na kupującego dopiero po zapłacie całej ceny.

Zastrzeżenie własności – jeden zapis, duże konsekwencje

Przy sprzedaży na raty sprzedawca może zabezpieczyć się poprzez tzw. zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej.

Podstawę prawną stanowi art. 589 Kodeksu cywilnego:

„Jeżeli sprzedawca zastrzegł sobie własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do uiszczenia ceny, poczytuje się w razie wątpliwości, że przeniesienie własności rzeczy nastąpiło pod warunkiem zawieszającym.”

W praktyce na umowie, zamówieniu, regulaminie sprzedaży lub fakturze może znaleźć się zapis w rodzaju:

„Towar pozostaje własnością sprzedawcy do czasu zapłaty pełnej ceny.”

Dla przedsiębiorcy kupującego maszynę lub urządzenie taki zapis może mieć bardzo istotne skutki podatkowe.

Korzystasz z maszyny, ale nie jesteś jeszcze jej właścicielem

Przedsiębiorca może otrzymać maszynę, zainstalować ją w firmie i faktycznie wykorzystywać do prowadzenia działalności gospodarczej.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że jest jej właścicielem.

Jeżeli sprzedawca skutecznie zastrzegł własność do momentu zapłaty całej ceny, kupujący uzyska własność dopiero po spełnieniu warunku określonego w umowie – najczęściej po zapłacie ostatniej raty.

I właśnie tutaj pojawia się problem podatkowy.

Bez własności nie ma prawa do amortyzacji

Co do zasady jednym z podstawowych warunków uznania składnika majątku za środek trwały podlegający podatkowej amortyzacji jest to, aby stanowił on własność lub współwłasność podatnika.

Samo posiadanie urządzenia i wykorzystywanie go w działalności gospodarczej nie wystarczy.

Jeżeli zatem przedsiębiorca kupił maszynę za 100 000 zł, otrzymał ją w styczniu i od tego miesiąca wykorzystuje ją w firmie, ale zgodnie z umową własność przejdzie na niego dopiero po zapłacie ostatniej raty, np. w grudniu, nie może tylko na podstawie faktycznego użytkowania uznać maszyny za własny środek trwały i rozpocząć jej amortyzacji.

Fakt, że przedsiębiorca fizycznie posiada i wykorzystuje urządzenie, nie oznacza jeszcze, że spełniony został warunek własności wymagany dla jego podatkowej amortyzacji.

Czy w takim razie można zaliczać do kosztów poszczególne raty?

Skoro przedsiębiorca nie może jeszcze amortyzować maszyny ze względu na brak prawa własności, może pojawić się pytanie, czy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczać przynajmniej płacone co miesiąc raty.

Odpowiedź brzmi: nie – w zakresie, w jakim rata stanowi spłatę ceny zakupu.

Płatność poszczególnych rat stanowiących spłatę ceny maszyny nie może być na bieżąco zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.

Przyjęcie odmiennego stanowiska mogłoby prowadzić do podwójnego rozliczenia tego samego wydatku – najpierw poprzez zaliczanie do kosztów kolejnych rat, a następnie, po nabyciu własności środka trwałego, poprzez odpisy amortyzacyjne.

Stanowisko takie potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 12 listopada 2025 r., sygn. akt III SA/Wa 1514/25.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może przez kilka lub kilkanaście miesięcy spłacać maszynę i wykorzystywać ją w prowadzonej działalności, a jednocześnie – do czasu uzyskania prawa własności – nie mieć możliwości rozliczania jej wartości poprzez odpisy amortyzacyjne ani poprzez zaliczanie części kapitałowej poszczególnych rat bezpośrednio do kosztów podatkowych.

Przykład

Przedsiębiorca kupuje urządzenie o wartości 120 000 zł.

Sprzedawca zgadza się na zapłatę ceny w 12 miesięcznych ratach po 10 000 zł. Urządzenie zostaje przekazane przedsiębiorcy od razu i od pierwszego miesiąca jest wykorzystywane w działalności.

Umowa zawiera jednak zapis:

„Prawo własności urządzenia przechodzi na kupującego po zapłacie pełnej ceny.”

W takim przypadku, mimo że przedsiębiorca posiada urządzenie i wykorzystuje je do osiągania przychodów, do czasu zapłaty całej ceny nie jest jego właścicielem.

Nie może więc traktować samego faktu użytkowania urządzenia jako podstawy do rozpoczęcia podatkowej amortyzacji.

Jednocześnie zapłacone raty stanowiące spłatę ceny nabycia nie stają się z tego powodu bieżącym kosztem podatkowym.

W efekcie przedsiębiorca może przez wiele miesięcy spłacać kosztowną maszynę i wykorzystywać ją w działalności, a jednocześnie nie mieć możliwości bieżącego podatkowego rozliczania jej wartości.

Dlatego przed zakupem na raty sprawdź umowę

Przed podpisaniem umowy dotyczącej zakupu drogiego sprzętu, maszyny czy urządzenia warto sprawdzić przede wszystkim:

• kiedy zgodnie z umową następuje przeniesienie własności,
• czy umowa, faktura lub regulamin zawiera klauzulę zastrzeżenia własności,
• czy własność przechodzi w momencie wydania rzeczy, czy dopiero po zapłacie ostatniej raty,
• czy rata obejmuje wyłącznie spłatę ceny, czy również inne elementy, np. odsetki,
• w jaki sposób wybrana forma finansowania wpłynie na możliwość podatkowego rozliczenia zakupu.

Najlepiej zrobić to przed podpisaniem umowy, a nie dopiero po przekazaniu dokumentów do biura rachunkowego.

Po zawarciu umowy możliwości zmiany sposobu podatkowego rozliczenia transakcji mogą być już znacznie ograniczone.

A co w przypadku zakupu maszyny na kredyt bankowy?

Zakupu ratalnego z zastrzeżeniem własności nie należy utożsamiać z zakupem maszyny finansowanym kredytem bankowym.

Jeżeli bank finansuje zakup, sprzedawca otrzymuje zapłatę, a własność maszyny przechodzi na przedsiębiorcę, fakt spłacania kredytu przez kolejne lata nie pozbawia przedsiębiorcy możliwości wprowadzenia maszyny do ewidencji środków trwałych i jej amortyzowania.

Przykładowo przedsiębiorca kupuje maszynę za 200 000 zł, a zakup w całości finansuje kredytem bankowym spłacanym przez pięć lat. Jeżeli przedsiębiorca stał się właścicielem maszyny i zostały spełnione pozostałe warunki wymagane dla uznania jej za środek trwały, nie musi czekać pięciu lat na całkowitą spłatę kredytu, aby rozpocząć jej podatkowe rozliczanie.

Kluczowe nie jest więc to, czy przedsiębiorca spłacił już całe finansowanie, ale to, czy stał się właścicielem zakupionej maszyny lub urządzenia.

Zakup na raty a leasing finansowy – to nie to samo

Nie należy również utożsamiać zwykłego zakupu ratalnego z leasingiem finansowym.

W leasingu finansowym przepisy podatkowe przewidują szczególne zasady rozliczenia przedmiotu umowy. Przy spełnieniu ustawowych warunków odpisów amortyzacyjnych może dokonywać korzystający, mimo że cywilnoprawnym właścicielem przedmiotu pozostaje finansujący.

Dlatego przy większych inwestycjach warto porównać skutki podatkowe różnych sposobów finansowania jeszcze przed zawarciem umowy.

Zakup na raty, kredyt bankowy i leasing mogą prowadzić do podobnego efektu ekonomicznego – przedsiębiorca korzysta z urządzenia i płaci za nie w czasie – ale ich skutki podatkowe mogą być zupełnie inne.

Najważniejsze: jedna klauzula może przesunąć rozliczenie kosztu o wiele miesięcy

Zakup ratalny sam w sobie nie jest problemem. Kluczowe znaczenie mają jednak warunki konkretnej umowy.

Jeżeli sprzedawca zastrzegł, że własność maszyny lub urządzenia przejdzie na przedsiębiorcę dopiero po zapłacie całej ceny, oznacza to, że do tego momentu nie jest spełniony podstawowy warunek pozwalający uznać dany składnik majątku za własny środek trwały podlegający amortyzacji.

Jednocześnie przedsiębiorca nie powinien zakładać, że rozwiązaniem będzie bieżące zaliczanie części kapitałowej poszczególnych rat do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego przy zakupie drogich maszyn, urządzeń i sprzętu na raty warto przesłać umowę do księgowego lub doradcy podatkowego jeszcze przed jej podpisaniem.

Czasami jeden niepozorny zapis dotyczący momentu przejścia własności może zdecydować o tym, od kiedy przedsiębiorca będzie mógł rozpocząć podatkowe rozliczanie zakupionej maszyny lub urządzenia.