OBOWIĄZKOWY KSeF W PRZYPADKU NAJMU PRYWATNEGO
04.10.2025
Mogłoby się wydawać, że najem prywatny jest całkowicie wyłączony z systemu KSeF. Nie jest to jednak prawda. Zawsze trzeba sprawdzić, czy dana umowa najmu ma charakter:
- B2C (Business to Consumer) – najem dla konsumentów,
- B2B (Business to Business) – najem dla firm lub osób prowadzących działalność.
Najem dla konsumentów (B2C)
- W przypadku wynajmu mieszkania na cele prywatne (gdy najemcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej), nie ma obowiązku wystawiania faktur.
- Nawet jeśli najemca poprosi o fakturę – obowiązek jej wystawienia w tym przypadku nie istnieje.
- Co do zasady, korzystanie z KSeF w relacjach z konsumentami będzie dobrowolne.
Wynajmujący może więc nadal wystawiać rachunki lub faktury w dotychczasowej formie – np. papierowo albo w PDF wysłanym e-mailem.
Najem dla podatników (B2B)
Sytuacja wygląda inaczej, gdy najemcą jest:
- firma,
- lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (np. wynajem mieszkania jako biura czy lokum dla pracownika).
W takim przypadku wynajmujący będzie miał obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF:
- od 1 stycznia 2027 r., jeśli miesięczny przychód z najmu nie przekroczy 10 000 zł,
- niezależnie od tego, czy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia.
To rozróżnienie jest bardzo ważne – błędne założenie, że „najem prywatny” jest zawsze wyłączony z KSeF, może prowadzić do poważnych błędów i konsekwencji finansowych.
Uwaga:
- Wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne, ale wiąże się z dodatkowymi obowiązkami.
- Podatnik, który zdecyduje się na taki krok, musi zapewnić nabywcy dostęp do dokumentu – np. poprzez kod QR lub link weryfikacyjny w systemie.
Numer NIP dla wynajmujących
Jeśli wynajmujesz lokal firmie, musisz posiadać numer NIP.
Aby go uzyskać, należy złożyć formularz NIP-7 jedną z dozwolonych metod (np. elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy).
Najważniejsze daty
- 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy KSeF dla dużych podatników (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł brutto).
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowy KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych.
- 1 stycznia 2027 r. – termin wdrożenia dla najmniejszych podatników (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
więcej na stronie GOV: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 – KSeF (Krajowy System e-Faktur)
