NAJEM PRYWATNY CZY MAM OBOWIĄZEK WYSTAWIANIA RACHUNKÓW?

Wynajmując mieszkanie w ramach tzw. najmu prywatnego, często pojawia się pytanie, czy trzeba wystawiać faktury lub rachunki. Szczególnie w sytuacjach, gdy najemca potrzebuje dokumentu do zwrotu części kosztów przez pracodawcę. Oto, co warto wiedzieć.

Faktura a najem prywatny

Jeżeli wynajmujesz mieszkanie jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej:

• Wynajem prywatny mieszkania jest zwolniony z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT).
• Nie masz obowiązku wystawiania faktury VAT.
• Możesz ją wystawić dobrowolnie, jeśli najemca o to poprosi, nawet jeśli nie jesteś podatnikiem VAT.
• Żądanie wystawienia faktury musi zostać zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym otrzymałeś zapłatę.

Co powinna zawierać faktura zwolnioną z VAT:

• datę wystawienia i numer kolejny,
• dane wynajmującego i najemcy (imiona, nazwiska, adresy),
• nazwę lub rodzaj usługi (np. „wynajem mieszkania”),
• miarę i ilość lub zakres usługi,
• cenę jednostkową i łączną kwotę należności,
• wskazanie podstawy prawnej zwolnienia z VAT.

Rachunek

Jeżeli nie wystawiasz faktury, możesz (lub w niektórych sytuacjach powinieneś) wystawić rachunek.

• Zgodnie z Ordynacją podatkową (art. 87 §1), podatnicy prowadzący działalność gospodarczą muszą na żądanie klienta wystawić rachunek.
• Wynajem mieszkania w ramach najmu prywatnego traktowany jest jako działalność zarobkowa – w praktyce oznacza to, że nawet osoby nieprowadzące formalnie działalności gospodarczej mogą wystawić rachunek.
• Rachunek powinien zawierać:
  • dane wynajmującego i najemcy (imię, nazwisko, adres),
  • datę wystawienia i numer kolejny,
  • określenie rodzaju i ilości usługi oraz cenę jednostkową,
  • łączną kwotę należności (liczbowo i słownie).
• Rachunek należy wystawić w ciągu 7 dni od żądania najemcy lub od wykonania usługi, jeśli żądanie zgłoszono wcześniej.
• Jeśli żądanie pojawi się po upływie 3 miesięcy, nie masz obowiązku wystawienia rachunku.

Podsumowanie

• Faktura: Nie jest obowiązkowa przy najmie prywatnym, ale możesz ją wystawić na prośbę najemcy.
• Rachunek: Wystawiany na żądanie najemcy, dokumentuje wykonanie usługi. Obowiązek powstaje głównie wtedy, gdy najem jest traktowany jako działalność zarobkowa.

W praktyce, dla najemcy, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystawienie rachunku, który potwierdza dokonanie płatności, nawet jeśli wynajem jest prywatny i nie jesteś VAT-owcem.