JEDNA FAKTURA W KSeF PRZED OBOWIĄZKIEM A KOLEJNE POZA SYSTEMEM

Czy podatnik musi przejść na KSeF wcześniej?

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą od 1 kwietnia 2026 r. będzie objęty obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W lutym 2026 r., jeszcze przed datą wejścia w życie obowiązku, wystawił on jedną fakturę sprzedaży za pośrednictwem KSeF w celach testowych, natomiast kolejną fakturę wystawił już poza tym systemem. Powstaje wątpliwość, czy takie działanie powoduje konieczność stosowania KSeF do wszystkich faktur jeszcze przed 1 kwietnia 2026 r.

Odpowiedź jest jednoznaczna: nie. Jednorazowe lub okazjonalne wystawienie faktury w KSeF przed datą obowiązkową nie skutkuje wcześniejszym objęciem podatnika obowiązkiem stosowania tego systemu.

KSeF przed 1 kwietnia 2026 r. – system dobrowolny

Na gruncie obowiązujących przepisów (luty 2026 r.) korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, ale nie są do tego zobowiązani aż do momentu wejścia w życie obowiązku ustawowego.

Dobrowolny charakter systemu oznacza również brak jakichkolwiek wymogów co do ciągłości jego stosowania. Podatnik może samodzielnie decydować, czy dana faktura zostanie wystawiona w KSeF, czy poza nim.

Brak „automatycznego przejścia” do KSeF

Przepisy ustawy o VAT nie przewidują mechanizmu, zgodnie z którym jednorazowe wystawienie faktury w KSeF przed datą obowiązkową powodowałoby trwałe związanie podatnika z tym systemem. W szczególności:

• nie istnieje instytucja „wejścia” do KSeF na zasadzie wyboru wiążącego,
• nie ma obowiązku kontynuowania fakturowania w KSeF po jego jednorazowym użyciu,
• nie przewidziano procedury rezygnacji z KSeF w okresie dobrowolnym, ponieważ korzystanie z systemu nie rodzi żadnych trwałych skutków prawnych.

W konsekwencji fakt, że w lutym 2026 r. jedna faktura została wystawiona w KSeF, a kolejna poza nim, pozostaje w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami.

Równoległe stosowanie różnych form fakturowania

Do dnia 31 marca 2026 r. podatnik może stosować równolegle różne formy dokumentowania sprzedaży. Dopuszczalne jest zatem:

• wystawienie jednej faktury w KSeF,
• kolejnej w postaci faktury elektronicznej poza systemem,
• a następnej ponownie w KSeF.

Wybór formy fakturowania może zależeć od potrzeb organizacyjnych, rodzaju kontrahenta lub – jak w analizowanym przypadku – od celów testowych.

Skutki podatkowe faktur wystawionych w okresie dobrowolnym

Faktura wystawiona w KSeF w okresie, gdy system ma charakter fakultatywny, wywołuje takie same skutki podatkowe jak faktura wystawiona poza systemem. Jej wystawienie:

• nie wpływa na status innych faktur,
• nie zmienia zasad dokumentowania sprzedaży,
• nie powoduje wcześniejszego powstania obowiązku stosowania KSeF.

Obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r.

Dopiero od dnia 1 kwietnia 2026 r. podatnik objęty regulacją będzie zobowiązany do wystawiania faktur sprzedaży w KSeF w zakresie przewidzianym ustawą. Wcześniejsze, dobrowolne korzystanie z systemu nie przyspiesza momentu powstania tego obowiązku ani nie powoduje jego rozszerzenia w czasie.

Podsumowanie

Wystawienie jednej faktury w KSeF w lutym 2026 r., przy jednoczesnym wystawieniu kolejnej faktury poza systemem, nie narusza przepisów prawa podatkowego i nie powoduje obowiązku wcześniejszego przejścia na KSeF. Do dnia 31 marca 2026 r. podatnik zachowuje pełną swobodę w zakresie wyboru formy fakturowania.

Planowane i dokonane działania należy uznać za dopuszczalne, racjonalne i bezpieczne z punktu widzenia obowiązujących przepisów.